HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG TRONG XUẤT NHẬP KHẨU VÀ THỦ TỤC HẢI QUAN

1. Khái niệm về hợp đồng ngoại thương

• Hợp đồng ngoại thương (hay còn gọi là hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế) là một loại văn bản pháp lý ghi nhận sự thỏa thuận giữa hai bên: bên bán và bên mua đến từ hai quốc gia khác nhau. Đây là công cụ pháp lý quan trọng nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu, xác lập quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan trong quá trình giao dịch quốc tế.

• Theo đó, bên bán – gọi là nhà xuất khẩu – cam kết giao hàng hóa đúng theo mô tả và điều khoản trong hợp đồng để nhận được thanh toán từ bên mua. Ngược lại, bên mua – nhà nhập khẩu – có trách nhiệm thanh toán cho nhà xuất khẩu đúng thời hạn và nhận hàng theo đúng quy cách, chất lượng, số lượng đã cam kết.

• Hợp đồng ngoại thương không chỉ là bằng chứng pháp lý cho một giao dịch quốc tế, mà còn là căn cứ để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển, thanh toán, giải quyết tranh chấp và thông quan hải quan.

2. Nội dung chủ yếu của hợp đồng ngoại thương

Một hợp đồng ngoại thương được xây dựng phải đầy đủ, rõ ràng, và đáp ứng đúng quy định của pháp luật thương mại hiện hành – đặc biệt là Luật Thương mại Việt Nam 2005. Trong thực tiễn, dù các hợp đồng có thể thay đổi tùy theo đặc thù hàng hóa và thỏa thuận cụ thể giữa các bên, nhưng thường bao gồm những điều khoản cơ bản sau:

2.1. Mô tả hàng hóa (Commodity)

Phần này cần ghi rõ tên hàng, mã HS (nếu có), chủng loại, quy cách kỹ thuật, xuất xứ, hình ảnh minh họa (nếu cần). Mô tả càng cụ thể thì càng dễ quản lý và làm căn cứ khi có tranh chấp.

2.2. Phẩm chất hàng hóa (Quality)
 

Có thể quy định theo mẫu hàng, theo tiêu chuẩn sản xuất quốc tế (ISO, ASTM...), hoặc theo các chứng nhận kỹ thuật khác. Đây là cơ sở để xác nhận bên bán có giao đúng loại hàng như cam kết hay không.

2.3. Số lượng/trọng lượng hàng hóa (Quantity)

Ghi rõ số lượng tính theo đơn vị (pcs, kg, m3...), khối lượng tịnh/gộp, dung sai (nếu có), mức chênh lệch cho phép ±5% hay ±10% tùy trường hợp.

2.4. Đơn giá và tổng giá trị hợp đồng (Price)

Nêu rõ đơn giá cho từng mặt hàng và tổng giá trị hợp đồng. Cần chỉ rõ điều kiện giao hàng áp dụng theo Incoterms (ví dụ: FOB cảng Hải Phòng, CIF cảng Los Angeles…) để xác định trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa các bên.

2.5. Điều khoản giao hàng (Shipment)

 Bao gồm thời gian giao hàng (giao từng đợt hay một lần), địa điểm giao hàng, phương thức vận chuyển (đường biển, đường hàng không, đường bộ…), người chịu trách nhiệm thuê phương tiện và bảo hiểm hàng hóa.

2.6. Phương thức và điều kiện thanh toán (Payment)

Đây là điều khoản then chốt trong mọi hợp đồng quốc tế. Có thể sử dụng các phương thức như: T/T (chuyển tiền điện tử), L/C (thư tín dụng), D/P, D/A… Kèm theo đó là thời hạn thanh toán (trả trước, trả sau, trả ngay khi giao hàng…).

2.7. Quy cách đóng gói và ghi nhãn (Packing & Marking)

Nêu rõ loại bao bì sử dụng, cách đóng gói đảm bảo vận chuyển an toàn, và các thông tin bắt buộc ghi trên nhãn hàng hóa như tên hàng, mã số, xuất xứ, dấu hiệu cảnh báo...

2.8. Bảo hành hàng hóa (Warranty)

Áp dụng trong trường hợp hàng hóa có tính kỹ thuật cao như máy móc, thiết bị. Điều khoản này nêu rõ thời gian và phạm vi bảo hành, trách nhiệm của bên bán khi phát sinh lỗi kỹ thuật.

2.9. Trường hợp bất khả kháng (Force Majeure)

Quy định về những tình huống không thể lường trước như thiên tai, chiến tranh, đình công, dịch bệnh… khiến một trong hai bên không thể thực hiện nghĩa vụ hợp đồng. Cần nêu rõ thời hạn thông báo và hướng giải quyết.

2.10. Giải quyết khiếu nại và tranh chấp (Claim & Arbitration)

Bao gồm quy trình khiếu nại về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và cách thức giải quyết tranh chấp (thương lượng, hòa giải, trọng tài quốc tế như ICC hoặc VIAC…).

2.11. Các điều khoản bổ sung khác (Other Conditions)

Ví dụ như điều khoản về chuyển nhượng hợp đồng, điều khoản thay đổi hoặc hủy hợp đồng, trách nhiệm nộp thuế, phí liên quan…

3. Hợp đồng ngoại thương trong hồ sơ hải quan

Trong quy trình xuất nhập khẩu, hợp đồng ngoại thương là một thành phần không thể thiếu trong bộ ồ sơ hải quan. Đặc biệt, đối với các tờ khai phân luồng Vàng hoặc Đỏ, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất trình bản sao hợp đồng để cơ quan hải quan kiểm tra, đối chiếu thông tin.

Tuy nhiên, với tờ khai phân luồng Xanh, việc xuất trình hợp đồng có thể không bắt buộc ngay tại thời điểm thông quan, nhưng doanh nghiệp vẫn nên chuẩn bị sẵn bản sao hợp lệ để sẵn sàng cung cấp khi bị chuyển luồng hoặc bị yêu cầu bổ sung chứng từ.

Một bản sao hợp đồng hợp lệ cần có chữ ký và dấu đỏ của doanh nghiệp. Lưu ý rằng một số chi cục hải quan (như tại Hải Phòng) không chấp nhận bản sao có dấu “Sao y bản chính” như trước đây, dẫn đến nhiều trường hợp doanh nghiệp phải chụp lại hoặc bổ sung giấy tờ gấp.

Để nắm rõ quy định về hồ sơ hải quan, doanh nghiệp có thể tham khảo:

• Điều 12 – Thông tư 128/2013/TT-BTC: Quy định về hồ sơ hải quan truyền thống
• Điều 8 – Thông tư 22/2014/TT-BTC: Quy định về hồ sơ hải quan điện tử

Khi khai báo hải quan, các thông tin trên hợp đồng cần trùng khớp tuyệt đối với các chứng từ liên quan như: hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), chứng nhận xuất xứ (C/O)... Bao gồm các thông tin sau:

• Tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá hợp đồng
• Điều kiện giao hàng (FOB, CIF, DAP…)
• Phương thức thanh toán (L/C, T/T, D/A…)

Nếu phát hiện sự sai lệch giữa các chứng từ, hải quan có thể yêu cầu giải trình hoặc xử lý theo hướng vi phạm. Vì vậy, công tác rà soát và chuẩn bị hồ sơ cần được thực hiện cẩn trọng ngay từ khâu soạn thảo hợp đồng.

4. Một số mẫu hợp đồng ngoại thương phổ biến

Trong thực tế, doanh nghiệp có thể tham khảo các mẫu hợp đồng mua bán quốc tế để dễ dàng xây dựng hợp đồng chuẩn mực và phù hợp với thông lệ thương mại quốc tế. Một số loại hợp đồng thông dụng bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương mẫu tiếng Việt
• Hợp đồng ngoại thương tiếng Anh
• Hợp đồng song ngữ Việt – Anh
• Hợp đồng xuất khẩu gạo (hoặc các mặt hàng nông sản khác)

Các mẫu hợp đồng này có thể được điều chỉnh linh hoạt theo nhu cầu đàm phán giữa các bên và quy định pháp lý của từng quốc gia liên quan.