Trong hoạt động xuất nhập khẩu, việc xác định đúng mã HS (Harmonized System) là yếu tố then chốt giúp đảm bảo tính hợp pháp trong khai báo hải quan, xác định mức thuế suất chính xác, tránh các rủi ro về xử phạt hành chính hoặc trì hoãn thông quan. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp – kể cả những đơn vị đã hoạt động lâu năm – vẫn gặp phải những sai sót cơ bản trong quá trình tra mã HS, dẫn đến nhiều hệ lụy nghiêm trọng.
Dưới đây là 7 lỗi phổ biến nhất mà doanh nghiệp cần nhận diện và tránh mắc phải khi phân loại hàng hóa theo mã HS:
1. Mô tả hàng hóa không đầy đủ hoặc thiếu chính xác
Đây là lỗi thường gặp nhất, đặc biệt ở các doanh nghiệp nhỏ hoặc nhân sự chưa có kinh nghiệm. Mô tả hàng hóa quá chung chung hoặc không đúng bản chất sản phẩm dễ dẫn đến áp sai mã HS, kéo theo việc áp sai thuế suất hoặc vướng mắc khi làm thủ tục thông quan.
Ví dụ: Ghi “máy in” thay vì “máy in laser màu” sẽ khiến cán bộ hải quan không thể xác định chính xác mã HS, dẫn đến việc phải bổ sung thông tin hoặc áp mã sai.
Giải pháp:
- Mô tả chi tiết: cấu tạo, chức năng, chất liệu, công dụng chính
- Sử dụng đúng thuật ngữ kỹ thuật theo danh mục HS quốc tế
2. Không nắm rõ các quy tắc phân loại HS
.jpg)
Hệ thống HS toàn cầu có 6 quy tắc tổng quát để hướng dẫn việc phân loại hàng hóa. Việc không hiểu hoặc áp dụng không đúng các quy tắc này dễ dẫn đến phân loại sai, đặc biệt với các sản phẩm phức tạp hoặc đa chức năng.
Ví dụ: Một mặt hàng có nhiều công dụng nhưng không xác định đúng “công dụng chính”, dẫn đến chọn sai nhóm HS.
Giải pháp:
- Tìm hiểu kỹ 6 nguyên tắc phân loại HS
- Đào tạo chuyên sâu cho nhân sự phụ trách khai báo
- Tham khảo ý kiến từ các chuyên gia tư vấn HS khi gặp hàng hóa đặc thù
3. Chỉ dựa vào tên thương mại của hàng hóa
Tên thương mại thường mang tính marketing hoặc ngôn ngữ thông thường, trong khi HS code yêu cầu mô tả theo tính chất kỹ thuật, cấu tạo và chức năng thực tế.
Ví dụ: "Thiết bị đa năng" là cách gọi thương mại, nhưng tùy chức năng chính, sản phẩm này có thể rơi vào mã HS của máy in, máy quét, hay thiết bị viễn thông.
Giải pháp:
- Dựa trên mô tả kỹ thuật chi tiết, không chỉ tên gọi
- Đối chiếu với mô tả chi tiết của mã HS trong biểu thuế
4. Không cập nhật các thay đổi về mã HS
Mã HS được cập nhật định kỳ bởi Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO) và được nội luật hóa thông qua các biểu thuế xuất nhập khẩu từng năm tại Việt Nam. Việc sử dụng mã cũ hoặc không còn hiệu lực có thể gây sai lệch nghiêm trọng.
Ví dụ: Mặt hàng từng dùng mã A năm 2021 có thể đã chuyển sang mã B trong biểu thuế 2023.
Giải pháp:
- Cập nhật biểu thuế XNK hàng năm của Việt Nam
- Sử dụng phần mềm tra cứu HS chính thống từ Tổng cục Hải quan hoặc công cụ được Bộ Tài chính công nhận
5. Nhầm lẫn giữa các mã HS tương tự
.jpg)
Có nhiều mặt hàng có mã HS gần giống nhau, đặc biệt là các sản phẩm cùng nhóm hoặc cùng chức năng. Việc phân biệt không kỹ dễ dẫn đến chọn mã lệch một vài số, gây ảnh hưởng đến thuế suất hoặc chính sách quản lý.
Ví dụ: Vải polyester 100% và vải polyester pha có thể thuộc 2 mã HS hoàn toàn khác nhau.
Giải pháp:
- So sánh mô tả chi tiết giữa các mã HS liền kề
- Tham khảo ví dụ minh họa trong chú giải chương/phân chương
6. Khai báo sai mục đích sử dụng và công dụng của hàng hóa
Công dụng chính và mục đích sử dụng thực tế là tiêu chí then chốt trong phân loại HS. Khai sai thông tin này có thể dẫn đến mã HS sai, bị xử phạt hoặc hàng bị giữ lại để xác minh.
Ví dụ: Thiết bị điện tử dùng trong ô tô có thể bị khai nhầm là “phụ tùng ô tô” thay vì là “thiết bị điện tử chuyên dụng”.
Giải pháp:
- Làm rõ mục đích sử dụng trong hồ sơ kỹ thuật
- Đính kèm hình ảnh, tài liệu mô tả chức năng khi cần thiết
7.Thiếu kiến thức chuyên môn về phân loại HS
Đây là nguyên nhân sâu xa nhất và cũng phổ biến nhất, đặc biệt ở doanh nghiệp chưa có bộ phận XNK chuyên nghiệp. Việc thiếu kiến thức hệ thống về cấu trúc HS, quy trình phân loại và chính sách liên quan là rào cản lớn trong việc đảm bảo tính chính xác khi khai báo hải quan.
Giải pháp:
- Tổ chức đào tạo định kỳ về HS code
- Tham khảo chuyên gia hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn phân loại mã HS
- Xây dựng thư viện HS nội bộ đối với mặt hàng định kỳ, nhằm đảm bảo tính thống nhất
Việc xác định đúng mã HS code không chỉ là yêu cầu bắt buộc trong thủ tục hải quan mà còn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuế, thời gian thông quan và uy tín doanh nghiệp. Một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả lớn: từ chậm hàng, phạt thuế, đến gián đoạn chuỗi cung ứng.
Doanh nghiệp cần chủ động trang bị kiến thức, cập nhật chính sách và xây dựng quy trình kiểm tra mã HS chuẩn hóa để giảm thiểu rủi ro và tăng tính chuyên nghiệp trong xuất nhập khẩu.
Bạn cũng có thể thích
Đọc ngay
Đọc ngay
Đọc ngay
Đọc ngay
