Nhà tuyển dụng hỏi: sau khi hoàn thành thủ tục thông quan xuất khẩu, em sẽ gửi cho nhà nhập khẩu những chứng từ nào?

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc xử lý chứng từ là một bước vô cùng quan trọng. Một lô hàng xuất khẩu không chỉ cần vận chuyển đúng thời gian, đúng địa điểm mà còn phải có bộ chứng từ đầy đủ để đảm bảo thông quan thuận lợi và thanh toán đúng hạn.

Khi đi phỏng vấn xin việc, nếu nhà tuyển dụng đặt câu hỏi:
  "Sau khi hoàn thành thủ tục thông quan xuất khẩu, em sẽ gửi cho nhà nhập khẩu những chứng từ nào?"

Làm thế nào để trả lời một cách chuyên nghiệp, rõ ràng và gây ấn tượng tốt?
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bộ chứng từ xuất khẩu, phân loại từng nhóm chứng từ và hướng dẫn cách trả lời chi tiết.

1. Các loại chứng từ cần gửi cho nhà nhập khẩu

Bộ chứng từ xuất khẩu sẽ phụ thuộc vào hợp đồng thương mại giữa hai bên và quy định của hải quan nước nhập khẩu. Tuy nhiên, thông thường sẽ bao gồm ba nhóm chứng từ chính sau đây:

1.1. Chứng từ thương mại (Commercial Documents)

Đây là nhóm chứng từ quan trọng nhất, thể hiện giao dịch thương mại giữa bên bán (exporter) và bên mua (importer).

Các chứng từ chính bao gồm:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Là chứng từ quan trọng nhất, thể hiện thông tin chi tiết về hàng hóa, giá trị, điều kiện thanh toán.

Dùng để làm thủ tục hải quan và là cơ sở để nhà nhập khẩu thanh toán.

Nội dung chính:

• Thông tin người bán – người mua
• Mô tả hàng hóa
• Số lượng, đơn giá, tổng tiền
• Điều kiện giao hàng (Incoterms)
• Điều khoản thanh toán

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Liệt kê chi tiết số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói của từng loại hàng hóa trong lô hàng.

Giúp hải quan kiểm tra hàng hóa nhanh hơn.

Hợp đồng mua bán (Sales Contract)

Chứng minh thỏa thuận mua bán giữa hai bên.

Quy định các điều khoản như: giá cả, số lượng, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán...

Ví dụ thực tế:
Công ty A xuất khẩu gạo sang Nhật Bản, sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, họ gửi cho khách hàng bộ chứng từ gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và hợp đồng mua bán để đối tác kiểm tra thông tin và làm thủ tục nhập khẩu.

1.2. Chứng từ vận tải (Transport Documents)

Nhóm chứng từ này dùng để xác nhận việc vận chuyển hàng hóa và làm cơ sở nhận hàng tại cảng đến.

Các chứng từ chính bao gồm:

✔ Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) hoặc Vận đơn đường hàng không (Air Waybill – AWB)

Bill of Lading (B/L): Dành cho vận tải đường biển, là bằng chứng xác nhận hàng đã được xếp lên tàu.

Air Waybill (AWB): Dành cho vận tải hàng không, có chức năng tương tự B/L nhưng không có giá trị sở hữu hàng hóa.

Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) (nếu có)

Nếu hàng hóa được bảo hiểm, cần gửi giấy chứng nhận bảo hiểm để đảm bảo quyền lợi trong trường hợp có rủi ro.

 Ví dụ thực tế:
Một công ty xuất khẩu cà phê sang Đức theo đường biển. Sau khi hàng được xếp lên tàu, công ty sẽ gửi Bill of Lading cho khách hàng để họ làm thủ tục nhận hàng tại cảng Đức.

1.3. Các chứng từ khác (Other Documents - Tùy theo hợp đồng)

Tùy vào loại hàng hóa và quy định nhập khẩu của từng quốc gia, có thể cần thêm các chứng từ sau:

 Các chứng từ quan trọng bao gồm:

 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

Xác nhận hàng hóa được sản xuất tại nước nào.

Giúp nhà nhập khẩu hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại (FTA).

Các loại C/O phổ biến:

C/O Form A: Ưu đãi thuế quan phổ cập (GSP).

C/O Form B: Xuất khẩu sang các nước không có ưu đãi.

C/O Form D: ASEAN.

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate) / Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Veterinary Certificate)

Đối với hàng nông sản, thực phẩm, động vật, cần chứng minh đáp ứng tiêu chuẩn vệ sinh và an toàn.

 Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – C/Q)

Xác nhận hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lượng do nhà sản xuất hoặc tổ chức kiểm định cấp.

Giấy chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – C/A)

Chứng minh các thành phần và chỉ tiêu chất lượng của hàng hóa.

Thường áp dụng cho hóa chất, dược phẩm, thực phẩm.

 Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate)

Bắt buộc đối với hàng hóa được đóng gói bằng gỗ để ngăn ngừa côn trùng và sâu bệnh.

 Ví dụ thực tế:
Một doanh nghiệp xuất khẩu vải thiều sang Trung Quốc sẽ cần C/O để hưởng ưu đãi thuế, giấy kiểm dịch thực vật để chứng minh hàng không có sâu bệnh.

2.  Cách trả lời nhà tuyển dụng khi đi phỏng vấn

Nếu được hỏi:
  "Sau khi hoàn thành thủ tục thông quan xuất khẩu, em sẽ gửi cho nhà nhập khẩu những chứng từ nào?"

 Cách trả lời chuyên nghiệp:
"Sau khi hoàn thành thủ tục thông quan xuất khẩu, em sẽ gửi cho nhà nhập khẩu bộ chứng từ gồm 3 nhóm chính:

• Chứng từ thương mại: Hóa đơn thương mại, Packing List, hợp đồng mua bán.
• Chứng từ vận tải: Bill of Lading/Air Waybill, giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có).
• Các chứng từ khác tùy theo yêu cầu hợp đồng: C/O, C/Q, C/A, giấy kiểm dịch, giấy hun trùng…

"Em cũng sẽ kiểm tra lại với khách hàng để đảm bảo cung cấp đầy đủ chứng từ theo quy định của nước nhập khẩu."

 Lưu ý:

Trả lời tự tin, rõ ràng.

Có thể nêu ví dụ thực tế để tạo ấn tượng tốt.