Phân Biệt Vị Trí Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Và Nhân Viên Khai Báo Hải Quan

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Documentation Officer) và nhân viên khai báo hải quan (Customs Declarant) là hai vị trí quan trọng, nhưng thường bị nhầm lẫn, đặc biệt là đối với các bạn mới vào nghề. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa hai công việc này không chỉ giúp các ứng viên định hướng nghề nghiệp đúng đắn, mà còn giúp doanh nghiệp tuyển dụng đúng người, đúng việc.

1. Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu: Trái Tim Của Quản Lý Chuỗi Cung Ứng

1.1. Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Là Gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là người xử lý và quản lý toàn bộ chứng từ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Công việc này đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác và khả năng làm việc với nhiều bên liên quan như hải quan, hãng tàu, ngân hàng, công ty bảo hiểm...

1.2. Mô Tả Công Việc Cụ Thể

 Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ xuất nhập khẩu:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Vận đơn đường biển/đường hàng không (Bill of Lading/Airway Bill)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin)
• Giấy chứng nhận kiểm dịch, kiểm định (Nếu có)
• Các giấy phép nhập khẩu đặc biệt (nếu hàng thuộc danh mục kiểm soát)

 Liên hệ và làm việc với các bên liên quan:

• Gửi và nhận chứng từ từ hãng tàu, đại lý logistics, ngân hàng, hải quan
• Đặt lịch giao hàng, theo dõi lịch trình vận chuyển
• Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu

 Hỗ trợ khai báo hải quan:

• Nếu công ty sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan, nhân viên chứng từ sẽ chuẩn bị hồ sơ và gửi cho đơn vị làm thủ tục
• Nếu công ty tự khai báo hải quan, nhân viên chứng từ có thể kiêm nhiệm cả công việc khai báo

 Thực hiện thanh toán quốc tế:

• Làm việc với bộ phận tài chính để xử lý thanh toán theo phương thức L/C, T/T hoặc D/P
• Theo dõi công nợ, kiểm tra các khoản phí liên quan đến vận chuyển

 Giải quyết vấn đề phát sinh:

• Kiểm tra và xử lý sai sót trong chứng từ
• Giải quyết các tranh chấp về vận chuyển, thuế, phí hải quan nếu có

1.3. Yêu Cầu Kỹ Năng

•  Cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng kiểm tra và xử lý chứng từ chính xác
•   Kỹ năng giao tiếp và làm việc với các đơn vị nước ngoài
•   Hiểu biết về quy trình xuất nhập khẩu, Incoterms, phương thức thanh toán quốc tế
•   Thành thạo Excel, phần mềm quản lý logistics, hệ thống khai báo hải quan

1.4. Cơ Hội Nghề Nghiệp Và Mức Lương

•  Làm việc tại công ty xuất nhập khẩu, công ty sản xuất, doanh nghiệp thương mại, FDI
•  Mức lương trung bình: 8 - 15 triệu VNĐ/tháng đối với nhân viên có kinh nghiệm 1 - 3 năm.
•  Các vị trí thăng tiến: Trưởng phòng Xuất Nhập Khẩu, Quản lý Logistics, Giám đốc chuỗi cung ứng

2. Nhân Viên Khai Báo Hải Quan: Người Kiểm Soát Cửa Ngõ Xuất Nhập Khẩu

2.1. Nhân Viên Khai Báo Hải Quan Là Gì?

Nhân viên khai báo hải quan là người trực tiếp thực hiện các thủ tục hải quan để thông quan hàng hóa. Công việc này không chỉ đòi hỏi sự hiểu biết sâu về luật hải quan, mà còn yêu cầu kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống nhanh nhạy khi làm việc với cơ quan nhà nước.

2.2. Mô Tả Công Việc Cụ Thể

 Khai báo hải quan điện tử qua phần mềm VNACCS/VCIS
  Chuẩn bị và nộp hồ sơ hải quan:

• Tờ khai hải quan
• Hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói
• Giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu, giấy kiểm dịch (nếu có)

 Làm việc với cơ quan hải quan:

• Giải trình, bổ sung thông tin khi có yêu cầu
• Hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các vấn đề kiểm tra sau thông quan, thuế, phí hải quan

 Theo dõi và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thông quan:

• Kiểm tra trạng thái tờ khai (luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ)
• Hỗ trợ khách hàng xử lý các vấn đề liên quan đến kiểm hóa, kiểm tra chuyên ngành

 Tư vấn cho doanh nghiệp về chính sách hải quan, thuế xuất nhập khẩu

2.3. Yêu Cầu Kỹ Năng

 Hiểu biết sâu về luật hải quan, thuế nhập khẩu, chính sách thương mại
Kỹ năng giao tiếp, đàm phán khi làm việc với cán bộ hải quan
Thành thạo phần mềm VNACCS/VCIS

2.4. Cơ Hội Nghề Nghiệp Và Mức Lương

 Làm việc tại công ty logistics, đại lý hải quan, công ty xuất nhập khẩu lớn
  Mức lương trung bình: 10 - 18 triệu VNĐ/tháng, có thể cao hơn nếu có chứng chỉ nhân viên đại lý hải quan
  Cơ hội thăng tiến: Trưởng phòng Hải Quan, Chuyên gia Tư Vấn Hải Quan, Quản lý Xuất Nhập Khẩu

3. So Sánh Chi Tiết Giữa Hai Vị Trí

4. Nên Chọn Vị Trí Nào?

•  Nếu bạn yêu thích công việc văn phòng, xử lý chứng từ, làm việc với hãng tàu, ngân hàng → Chọn Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
•   Nếu bạn thích làm việc trực tiếp với hải quan, xử lý thủ tục thông quan, giải quyết vấn đề về thuế xuất nhập khẩu → Chọn Nhân viên khai báo hải quan
•  Cả hai vị trí đều quan trọng trong chuỗi logistics và có triển vọng phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam. Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu rõ hơn và đưa ra lựa chọn phù hợp với bản thân!