4 cách học việc hiệu quả khi đi thực tập vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu – hướng dẫn chi tiết cho sinh viên

Thực tập là một giai đoạn quan trọng giúp sinh viên có cái nhìn thực tế về ngành nghề, tích lũy kinh nghiệm và chuẩn bị cho công việc chính thức sau khi ra trường. Đặc biệt, đối với vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (XNK) trong ngành logistics, việc thực tập không chỉ dừng lại ở việc quan sát mà còn đòi hỏi kỹ năng làm việc thực tế, xử lý chứng từ chính xác và phối hợp với nhiều bên liên quan.

Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách học việc hiệu quả để tận dụng tối đa thời gian thực tập. Nếu bạn chỉ ngồi chờ được giao việc hoặc làm mọi thứ một cách máy móc, bạn sẽ bị bỏ lỡ rất nhiều cơ hội học hỏi.

Bài viết này sẽ hướng dẫn 4 cách học việc hiệu quả dành cho sinh viên thực tập vị trí nhân viên chứng từ XNK, giúp bạn nhanh chóng làm quen với công việc, tránh sai sót và tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

1. Trang Bị Một Cuốn Sổ Tay – Ghi Chép Có Hệ Thống

1.1.Tại sao sổ tay quan trọng?

Khi mới thực tập, bạn sẽ phải tiếp nhận rất nhiều thông tin mới từ quy trình làm việc, các loại chứng từ, thuật ngữ chuyên ngành đến hướng dẫn cụ thể từ cấp trên.

Việc ghi chép lại giúp bạn dễ dàng tra cứu khi cần, hạn chế quên hoặc nhầm lẫn các bước quan trọng.

Ngoài ra, ghi chép giúp bạn hệ thống hóa quy trình làm việc theo cách dễ hiểu nhất, từ đó tiếp thu nhanh hơn.

1.2.Ghi chép như thế nào cho hiệu quả?

 Chia sổ tay thành các phần chính: 

• Quy trình làm việc: Ghi lại từng bước xử lý chứng từ xuất nhập khẩu.
•  Các loại chứng từ: Hóa đơn thương mại, Packing List, Vận đơn, Giấy chứng nhận xuất xứ…

  Lưu ý quan trọng: Những lỗi thường gặp, mẹo xử lý chứng từ nhanh chóng.

  Thuật ngữ chuyên ngành: Ghi lại các thuật ngữ thường dùng như FOB, CIF, Bill of Lading...

 Ghi chép có chọn lọc

• Không cần ghi nguyên văn tất cả lời hướng dẫn, hãy tập trung vào những điểm quan trọng và có tính ứng dụng cao.
• Dùng ký hiệu, sơ đồ, gạch đầu dòng để dễ dàng ôn lại.

Ví dụ thực tế:
Khi được hướng dẫn cách kiểm tra chứng từ, thay vì chỉ nghe, hãy ghi lại:
"Kiểm tra Bill of Lading: Xem số lượng container, ngày tàu chạy, thông tin người gửi/người nhận. So sánh với Invoice & Packing List để phát hiện sai sót."

 Lợi ích: Khi làm thực tế, bạn có thể mở sổ ra xem lại thay vì phải hỏi lại nhiều lần.

2.  Tìm Hiểu Quy Trình Xuất Nhập Khẩu Cơ Bản Của Công Ty

2.1.Tại sao cần tìm hiểu quy trình?

Mỗi công ty có quy trình làm việc riêng, nhưng vị trí nhân viên chứng từ luôn liên quan đến việc xử lý giấy tờ xuất nhập khẩu, phối hợp với các bộ phận khác và cơ quan hải quan.

Nếu bạn không hiểu rõ quy trình, bạn sẽ dễ bị rối và chậm khi thực hiện công việc. 

Những gì bạn cần nắm vững?

2.2. Các bước trong quy trình XNK tại công ty

Đối với hàng xuất khẩu: Chuẩn bị chứng từ, gửi Booking cho hãng tàu, làm Bill of Lading, khai báo hải quan, gửi chứng từ cho khách hàng.

Đối với hàng nhập khẩu: Kiểm tra bộ chứng từ từ nhà cung cấp, làm thủ tục hải quan, vận chuyển hàng về kho.

 2.3. Các loại chứng từ quan trọng

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin - C/O)

 2.4. Các phần mềm/hệ thống công ty sử dụng

• Một số công ty sử dụng phần mềm khai báo hải quan như ECUS, VNSW hoặc hệ thống quản lý vận tải TMS.
• Nếu công ty có sử dụng Excel để quản lý chứng từ, bạn cũng nên học cách sử dụng thành thạo.

 Ví dụ thực tế:
Nếu công ty bạn thực tập sử dụng hệ thống ECUS để khai báo hải quan, hãy chủ động hỏi cách sử dụng hoặc xin tài liệu hướng dẫn để học thêm.

 Lợi ích: Hiểu rõ quy trình giúp bạn làm việc nhanh chóng, không bị động khi được giao nhiệm vụ.

3. Hiểu Bản Chất Công Việc – Làm Việc Có Tư Duy

Đừng chỉ làm theo hướng dẫn, hãy hiểu lý do!

Nếu bạn chỉ làm theo hướng dẫn một cách máy móc, bạn sẽ khó tiến bộ và dễ mắc sai sót.

Hãy luôn tự hỏi: "Tại sao tôi phải làm bước này?"

Những điều bạn cần hiểu sâu hơn

•  Tại sao cần đối chiếu Bill of Lading với Invoice và Packing List?

 Để kiểm tra xem thông tin hàng hóa, số lượng, ngày tàu chạy có khớp nhau không, tránh sai sót khi thông quan.

• Sai sót trong chứng từ có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan như thế nào?

Nếu sai thông tin trên Invoice hoặc C/O, hàng hóa có thể bị giữ tại cảng, mất nhiều thời gian sửa đổi chứng từ, phát sinh chi phí lưu kho.

Ví dụ thực tế:

•   Khi kiểm tra vận đơn, bạn phát hiện sai sót về số container. Nếu không phát hiện sớm, nhà nhập khẩu sẽ không thể nhận hàng, gây ra chi phí lưu container rất cao.
•  Lợi ích: Khi hiểu bản chất công việc, bạn sẽ làm việc chuyên nghiệp hơn và dễ xử lý các tình huống phát sinh.