CẢNH BÁO: NHỮNG VẤN ĐỀ DOANH NGHIỆP MỚI THƯỜNG GẶP KHI LẦN ĐẦU ĐỨNG TÊN NHẬP KHẨU

Đối với nhiều doanh nghiệp mới, lần đầu tiên đứng tên nhập khẩu hàng hóa thường được hình dung khá đơn giản: chỉ cần mua hàng, chuyển tiền và chờ nhận hàng.
Tuy nhiên, thực tế lại phức tạp hơn nhiều. Nếu không chuẩn bị kỹ càng, đơn hàng đầu tiên có thể trở thành một bài học đắt giá về tài chính và kinh nghiệm thương trường.

1.Các rủi ro thường gặp đối với doanh nghiệp mới khi lần đầu nhập khẩu

1.1. Không hiểu rõ quy trình nhập khẩu

Nhiều doanh nghiệp cho rằng quy trình nhập khẩu chỉ bao gồm các bước cơ bản như đàm phán mua hàng, thanh toán và nhận hàng hóa tại cảng. Tuy nhiên, quy trình thực tế phức tạp hơn rất nhiều, bao gồm các công đoạn bắt buộc như:

• Xác định chính xác mã HS code
• Xin giấy phép nhập khẩu hoặc giấy phép kiểm tra chuyên ngành (nếu cần)
• Chuẩn bị hồ sơ chứng từ như hóa đơn, vận đơn, CO, chứng nhận kiểm định
• Thực hiện thủ tục khai báo hải quan và nộp thuế
• Kiểm tra hàng hóa thực tế tại cảng (nếu bị yêu cầu)

Chỉ cần sai sót ở một bước nhỏ, doanh nghiệp có thể bị:

• Kẹt hàng tại cảng, phát sinh phí lưu kho, lưu bãi
• Bị xử phạt hành chính
• Mất quyền ưu đãi thuế hoặc chịu các chi phí không mong muốn

1.2. Khai sai mã HS Code – hậu quả nặng nề

Việc khai báo mã HS code không chính xác là lỗi phổ biến nhất và cũng gây ra hậu quả nghiêm trọng nhất.

• Khai sai thuế suất có thể dẫn tới việc bị cơ quan hải quan truy thu thuế sau thông quan.
• Khai sai mô tả hàng hóa dẫn đến việc không đủ điều kiện xin CO hoặc không được hưởng ưu đãi thuế suất theo hiệp định thương mại tự do.
• Trường hợp nặng, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt hành chính và ảnh hưởng tới uy tín kinh doanh.

1.3. Thiếu kinh nghiệm trong việc lựa chọn điều kiện giao hàng (Incoterms)

Việc không hiểu rõ các điều kiện giao hàng theo Incoterms khiến nhiều doanh nghiệp chịu thiệt hại lớn:

• Chọn CIF (Cost, Insurance and Freight) tưởng tiết kiệm nhưng lại bị tính phí địa phương (local charges) rất cao tại cảng đến, vượt ngoài dự tính ban đầu.
• Chọn EXW (Ex Works) mà không kiểm soát được vận chuyển, khiến hàng hóa dễ bị hư hỏng, thất lạc hoặc phát sinh thêm chi phí vận chuyển nội địa tại nước xuất khẩu.

Thiếu kinh nghiệm trong lựa chọn Incoterms phù hợp có thể khiến tổng chi phí nhập khẩu đội lên thêm 20 đến 30 phần trăm.

1.4. Tin tưởng tuyệt đối vào nhà cung cấp nước ngoài, đặc biệt là nhà cung cấp Trung Quốc

Nhiều doanh nghiệp mới đã gặp phải các tình huống rủi ro sau:

• Bị lừa đặt cọc, sau đó nhà cung cấp biến mất hoặc giao hàng không đúng cam kết.
• Nhận hàng sai chất lượng, thiếu chứng từ cần thiết như CO, chứng nhận kiểm định.
• Giao dịch qua tài khoản cá nhân trên các nền tảng như WeChat hoặc Alipay, không có chứng từ hợp pháp để khiếu nại hoặc khởi kiện.

1.5. Không nắm rõ toàn bộ chi phí liên quan đến nhập khẩu

Nhiều doanh nghiệp chỉ tính toán đơn giá hàng hóa và chi phí vận chuyển quốc tế mà quên mất các khoản chi phí khác như:

• Thuế giá trị gia tăng (VAT)
• Thuế nhập khẩu
• Phí làm thủ tục hải quan
• Phí kiểm tra chất lượng, kiểm dịch
• Phí lưu kho, lưu bãi, nâng hạ container

2.Giải pháp dành cho doanh nghiệp mới lần đầu đứng tên nhập khẩu

Để hạn chế rủi ro và chi phí không đáng có, các doanh nghiệp mới nên áp dụng các biện pháp sau:

2.1.Tham khảo tư vấn chuyên nghiệp

• Hợp tác với các đơn vị logistics uy tín có kinh nghiệm trong thủ tục hải quan và khai báo thuế.
• Nhờ các đại lý hải quan tư vấn trước khi khai báo, đặc biệt về mã HS code và các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.

2.2.Đầu tư học tập kiến thức cơ bản về nhập khẩu

• Hiểu quy trình nhập khẩu từ khâu đàm phán hợp đồng đến khi nhận hàng hóa.
• Nắm vững các khái niệm cơ bản về thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thủ tục xin CO và các chứng từ cần thiết.

2.3.Thử nghiệm đơn hàng nhỏ

• Trước khi tiến hành nhập khẩu số lượng lớn, nên thực hiện đơn hàng nhỏ để kiểm tra quy trình và chất lượng nhà cung cấp.

2.4.Sử dụng checklist kiểm soát quy trình

• Áp dụng checklist để kiểm tra từng bước trong quá trình nhập khẩu: kiểm tra nhà cung cấp, hợp đồng, thanh toán, vận chuyển, chứng từ, khai báo hải quan.

Việc nhập khẩu lần đầu tiên đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng cả về kiến thức, quy trình và kỹ năng đàm phán. Một sai sót nhỏ trong quy trình có thể dẫn đến những thiệt hại lớn về tài chính và uy tín kinh doanh.

Doanh nghiệp mới cần coi việc tìm hiểu kỹ lưỡng, thử nghiệm cẩn trọng và xây dựng mạng lưới đối tác chuyên nghiệp là những bước đi bắt buộc trước khi mở rộng hoạt động nhập khẩu chính thức.