CONTAINER “RỚT TÀU”: THẢM HỌA HẬU CẦN VÀ CÁCH ỨNG PHÓ TOÀN DIỆN DÀNH CHO NGƯỜI LÀM LOGISTICS

Trong ngành logistics – vận tải quốc tế, “rớt tàu” (roll-over container) là một thuật ngữ quen thuộc, nhưng mỗi lần xảy ra lại khiến cả bộ phận vận hành và kinh doanh như “ngồi trên đống lửa”. Dù không ai mong muốn, song đây là tình huống gần như không thể tránh khỏi trong thực tế vận hành. Điều quan trọng không chỉ là hiểu nguyên nhân, mà là biết cách xử lý nhanh chóng, chuyên nghiệp và bài bản để giảm thiểu thiệt hại và duy trì uy tín với khách hàng.

I. “RỚT TÀU” LÀ GÌ? VÌ SAO XẢY RA?

Container “rớt tàu” là tình huống xảy ra khi lô hàng – dù đã được đặt chỗ (booking) thành công – không được xếp lên tàu như lịch dự kiến. Điều này dẫn đến việc container bị “kẹt lại” tại cảng, chậm trễ so với kế hoạch giao hàng quốc tế, kéo theo hàng loạt hệ lụy về thời gian, chi phí và uy tín.

1. Nguyên nhân phổ biến dẫn đến rớt tàu

Việc container không được xếp tàu đúng lịch có thể đến từ nhiều nguyên nhân, bao gồm:

• Giao hàng trễ so với cut-off time (deadline cuối để hạ container, khai báo chứng từ...).
• Thiếu chứng từ cần thiết hoặc chưa hoàn thành thủ tục hải quan, chưa được phép thông quan.
• Tắc nghẽn tại cảng, đặc biệt là vào cao điểm mùa xuất khẩu hoặc do giới hạn không gian bãi chứa.
• Tàu bị overbooking – hãng tàu nhận quá nhiều booking so với khả năng thực tế, phải chọn lọc và trì hoãn một số lô.
• Lỗi từ phía forwarder hoặc hãng tàu, như chậm điều xe, không cập nhật kịp tình trạng bãi, hoặc thao tác nhầm trong hệ thống.
• Yếu tố bất khả kháng: thời tiết xấu, bão biển, sự cố kỹ thuật của tàu...

II. NGƯỜI LÀM LOGISTICS PHẢI LÀM GÌ KHI BỊ “RỚT TÀU”?

Ngay khi xác định hàng hóa không được xếp lên tàu như kế hoạch, người phụ trách logistics cần kích hoạt kế hoạch ứng phó khẩn cấp theo quy trình 5 bước dưới đây để xử lý tình huống một cách chuyên nghiệp, hạn chế tối đa tổn thất.

BƯỚC 1: XÁC MINH NGAY NGUYÊN NHÂN GÂY RỚT TÀU

Trước tiên, cần liên hệ ngay với hãng tàu hoặc forwarder để nắm rõ nguyên nhân cụ thể. Những câu hỏi cần đặt ra:

• Container có hạ bãi đúng giờ và đúng quy định không?
• Việc khai báo hải quan đã hoàn tất chưa? Có bị “kẹt” ở bước nào?
• Có lỗi phát sinh từ forwarder như booking trễ, khai sai cảng xếp hàng (POL), hay chưa cập nhật cut-off mới?
• Có phải do tàu đã kín chỗ hoặc hãng tàu thay đổi kế hoạch xếp dỡ?

Lưu ý: Mỗi nguyên nhân sẽ kéo theo hướng xử lý khác nhau, nên cần xác định chính xác lý do để không bị “loay hoay” và tránh đổ lỗi sai lệch.

BƯỚC 2: CHỦ ĐỘNG LÀM VIỆC VỚI HÃNG TÀU / FORWARDER ĐỂ CHUYỂN BOOKING

Ngay sau khi xác định lý do, bước tiếp theo là liên hệ để xử lý booking mới:

• Yêu cầu chuyển container sang chuyến tàu kế tiếp gần nhất (roll-over to next vessel).
• Xác nhận ETD (ngày tàu khởi hành mới), ETA (ngày đến dự kiến), cut-off mới và mọi khoản phí phát sinh (nếu có).
• Đảm bảo container không bị dỡ bãi ngoài kế hoạch gây phát sinh thêm chi phí lưu kho/lưu bãi.
• Làm việc linh hoạt với forwarder – nếu họ uy tín, họ sẽ hỗ trợ miễn phí đổi chuyến hoặc có phương án dự phòng tốt.

Ghi chú kỹ các thay đổi và cập nhật nội bộ cho các bên liên quan (kế toán, kinh doanh, điều phối...)

BƯỚC 3: THÔNG BÁO NGAY CHO KHÁCH HÀNG / NGƯỜI NHẬP KHẨU

Tính chủ động và minh bạch trong giao tiếp là yếu tố quan trọng giữ gìn uy tín doanh nghiệp:

• Gọi điện hoặc gửi email ngay cho khách hàng, nêu rõ:
  • Lý do rớt tàu.
  • Lịch tàu cập nhật mới.
  • Tác động đến thời gian giao hàng và giải pháp khắc phục.
• Nếu cần, cung cấp file log làm việc với forwarder/hãng tàu để thể hiện thiện chí và tính minh bạch.

 Nguyên tắc: Không đổ lỗi, không vòng vo – khách hàng sẽ đánh giá cao sự thẳng thắn và khả năng xử lý chuyên nghiệp của bạn.

BƯỚC 4: KIỂM TRA VÀ CẬP NHẬT LẠI TOÀN BỘ CHỨNG TỪ

“Rớt tàu” đồng nghĩa với thay đổi toàn bộ thông tin về hành trình, do đó:

• Cập nhật lại bản nháp hoặc chính thức của Vận đơn (Bill of Lading): tên tàu, số chuyến, cảng đi/đến, ngày tàu chạy.
• Nếu đang giao hàng theo L/C (thanh toán tín dụng chứng từ), cần:
  • Xem lại điều kiện thanh toán về ngày giao hàng có bị ảnh hưởng không.
  • Chủ động xin gia hạn nếu cần để tránh “discrepancy” (lỗi không phù hợp chứng từ).
• Cập nhật hệ thống nội bộ và các báo cáo theo dõi đơn hàng.

BƯỚC 5: HỌP NHÓM, ĐÁNH GIÁ NGUYÊN NHÂN VÀ RÚT KINH NGHIỆM

Sau khi sự cố được xử lý, người làm logistics chuyên nghiệp cần:

• Tổ chức họp nội bộ logistics team hoặc phòng giao nhận.
• Đánh giá lại toàn bộ quy trình: sai ở đâu?
  • Kế hoạch giao hàng không sát?
  • Đặt booking trễ so với dự kiến?
  • Giao container sát cut-off?
  • Phối hợp với forwarder thiếu rõ ràng?
• Thiết lập checklist tiêu chuẩn cho các lô hàng tiếp theo:
  • Deadline chuẩn.
  • Hệ thống cảnh báo cut-off.
  • Forwarder uy tín.
  • Cách xử lý nhanh khi có biến cố.

III. MẸO THỰC TẾ CHO NGƯỜI MỚI LÀM LOGISTICS

• Để tránh bị động khi container rớt tàu, những kinh nghiệm thực tiễn dưới đây sẽ rất hữu ích:
•  Ghi chú kỹ cut-off time và lịch tàu ngay khi nhận booking – lưu vào hệ thống, cài nhắc lịch.
•  Theo sát container đến phút cuối, nhất là ngày hạ bãi – đừng “yên tâm quá sớm” khi chỉ mới làm booking.
•  Ưu tiên hợp tác với forwarder có hệ thống theo dõi minh bạch, linh hoạt xử lý sự cố.
•  Lưu lại toàn bộ email, chat làm việc với hãng tàu/forwarder – cần thiết để xử lý tranh chấp hoặc làm minh chứng.
•  Luôn có phương án dự phòng (plan B): tàu thay thế, hãng tàu khác, container khác nếu cần.

IV. TỪ KHỦNG HOẢNG ĐẾN CƠ HỘI

• “Rớt tàu” là sự cố không ai mong muốn, nhưng cách một chuyên viên logistics xử lý sự cố này mới là điều khách hàng nhớ đến lâu dài. Người làm logistics chuyên nghiệp không chỉ cần năng lực vận hành, mà còn phải thể hiện bản lĩnh xử lý khủng hoảng, khả năng phối hợp nhiều bên và duy trì chất lượng dịch vụ trong điều kiện áp lực cao.
• Mỗi lần rớt tàu – nếu được nhìn nhận đúng và rút ra bài học – sẽ không còn là thất bại, mà là bước tiến trong hành trình trở thành một chuyên gia logistics thực thụ.