TẠI SAO SAI SÓT TRONG CHỨNG TỪ CÓ THỂ KHIẾN HÀNG HÓA BỊ MẮC KẸT?

TẠI SAO SAI SÓT TRONG CHỨNG TỪ CÓ THỂ KHIẾN HÀNG HÓA BỊ MẮC KẸT?

“Một dòng sai – một lô hàng nằm lại cảng.”
Trong ngành xuất nhập khẩu – logistics, chứng từ là "ngôn ngữ chính thức" để hàng hóa được thông quan, vận chuyển đúng tuyến, và được nhận đúng người. Tuy nhiên, chỉ một sai sót nhỏ trong chứng từ cũng có thể gây ra tắc nghẽn dây chuyền, khiến hàng bị kẹt tại cảng, kéo theo thiệt hại về chi phí, thời gian và uy tín doanh nghiệp.

1. Sai sót nhỏ – Hậu quả lớn như thế nào?

 

1.1.Sai tên hàng hóa – Hàng bị giữ để kiểm tra

  • Ví dụ: Tên mặt hàng trong Invoice ghi là “plastic bottle”, nhưng trên Packing List lại là “plastic container”.
  • Hệ thống Hải quan có thể đánh cờ đỏ vì nghi ngờ bạn khai không đúng bản chất hàng, dẫn đến:
  • Kiểm hóa thực tế.
  • Phát sinh chi phí kiểm tra, lưu container, kéo dài thời gian thông quan.

1.2.Sai số lượng, trọng lượng – Bị nghi ngờ gian lận thương mại

  • Hải quan so sánh giữa vận đơn (Bill of Lading), manifest và thực tế hàng.
  • Nếu trọng lượng chênh lệch quá lớn:
    • Có thể bị coi là khai gian để trốn thuế.
    • Bị đưa vào diện kiểm tra đặc biệt, ảnh hưởng đến những lần xuất nhập tiếp theo.

1.3.Thiếu chứng từ quan trọng – Mất ưu đãi, tăng chi phí

  • Ví dụ: Thiếu  C/O (Certificate of Origin) – giấy chứng nhận xuất xứ.
  • Hậu quả:
  • Không được hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu (theo FTA – hiệp định thương mại tự do).
  • Phải đóng thuế suất MFN cao hơn, làm giá thành đội lên, mất cạnh tranh. 

1.4.Sai thông tin Consignee – Không thể nhận hàng

  • Consignee là người được quyền nhận hàng.
  • Nếu ghi sai tên công ty, mã số thuế, địa chỉ hoặc người đại diện:
  • Hãng tàu không giao hàng được.
  • Hàng bị “treo” ở cảng, lưu container mỗi ngày lên đến hàng triệu đồng.

2. Hậu quả không chỉ là tiền bạc

2.1. Hàng hóa hư hỏng – Thiệt hại không thể phục hồi

  • Đặc biệt nguy hiểm với hàng nông sản, thực phẩm, thủy sản, hàng lạnh…
  • Container nằm lâu ở cảng có thể:
  • Bị hư hao do nhiệt độ không ổn định.
  • Mốc, úng nước, hư hỏng, mất hoàn toàn giá trị thương mại.

2.2.Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp

  • Khách hàng không nhận được hàng đúng hạn => mất niềm tin.
  • Trong hợp đồng quốc tế, chậm hàng = vi phạm điều khoản giao hàng.
  • Rủi ro bị hủy đơn, chấm dứt hợp đồng dài hạn.

2.3.Chi phí phát sinh cao gấp nhiều lần

  • Lưu kho, lưu container, phí đổi booking, phí sửa chứng từ…
  • Mỗi ngày trễ hàng có thể mất từ vài trăm đến vài ngàn USD.
  • Với doanh nghiệp nhỏ, đây là những chi phí gây "nghẹt thở" về dòng tiền.

3. Làm sao để tránh sai sót trong chứng từ?

3.1. Kiểm tra chéo nhiều lần trước khi gửi chứng từ

  • Đặc biệt là những chứng từ "cốt lõi":
  • Commercial Invoice
  • Packing List
  • Bill of Lading
  • Luôn đảm bảo: tên hàng, mã HS, số lượng, người nhận đồng bộ tuyệt đối giữa các loại chứng từ.

3.2.Cập nhật quy định hải quan & yêu cầu thị trường nhập khẩu

  • Mỗi thị trường có yêu cầu riêng:
  • EU đòi hỏi chứng từ liên quan đến môi trường.
  • Mỹ yêu cầu FDA approval với thực phẩm.
  • Nếu thiếu chứng từ phù hợp => bị trả hàng hoặc tiêu hủy.

3.3.Làm việc với đối tác logistics & forwarder uy tín

  • Một forwarder chuyên nghiệp sẽ:
  • Kiểm soát chặt chứng từ,
  • Cảnh báo sớm sai sót,
  • Và hỗ trợ xử lý linh hoạt nếu có lỗi phát sinh.

4.Một lỗi nhỏ – Một bài học lớn

 "Trong logistics, chứng từ sai không chỉ là lỗi đánh máy – mà là rủi ro pháp lý, tài chính và danh tiếng."

Là người làm trong ngành xuất nhập khẩu, bạn không thể kiểm soát được thời tiết, không thể kiểm soát được giá cước tàu, nhưng bạn hoàn toàn có thể kiểm soát chất lượng chứng từ của mình.

 Vì thế, hãy luôn làm việc kỹ lưỡng – vì chỉ một lỗi nhỏ, hàng của bạn có thể nằm lại cảng… và uy tín có thể ra đi mãi mãi. 

 

Bạn cũng có thể thích