6 KHÓ KHĂN ĐIỂN HÌNH MÀ FRESHER XUẤT NHẬP KHẨU – LOGISTICS GẶP PHẢI KHI MỚI ĐI LÀM

6 KHÓ KHĂN ĐIỂN HÌNH MÀ FRESHER XUẤT NHẬP KHẨU – LOGISTICS GẶP PHẢI KHI MỚI ĐI LÀM

Bước chân vào ngành xuất nhập khẩu – logistics, đặc biệt ở giai đoạn “fresher” (người mới đi làm), bạn sẽ không tránh khỏi cảm giác choáng ngợp và bối rối. Dưới đây là 6 thử thách thực tế mà bất kỳ ai mới vào nghề cũng sẽ gặp phải – và cũng là những rào cản cần vượt qua nếu bạn muốn tồn tại và phát triển lâu dài trong ngành.

1. Choáng ngợp vì thuật ngữ và quy trình chuyên ngành quá nhiều

  • Khi mới vào nghề, bạn sẽ ngay lập tức đối mặt với một “rừng” thuật ngữ viết tắt như ETD (Estimated Time of Departure), ETA (Estimated Time of Arrival), HBL (House Bill of Lading), MBL (Master Bill of Lading), C/O (Certificate of Origin), S/I (Shipping Instruction), THC (Terminal Handling Charge), D/O (Delivery Order), SI Cut-off…
  • Không chỉ dừng lại ở thuật ngữ, việc không hiểu rõ từng bộ phận trong chuỗi logistics như Sales, Pricing, Operations (OPS), Documentation (Docs), Trucking, Customer Service (CS) cũng khiến bạn lúng túng trong quá trình phối hợp công việc.
  • Hầu hết các công ty logistics hiện nay không có thời gian đào tạo bài bản cho nhân viên mới do tính chất vận hành nhanh, đòi hỏi các fresher phải chủ động tự nghiên cứu, tự hỏi, tự học là chính.

2. Áp lực thời gian và deadline liên tục gấp gáp

Logistics là một ngành mà mọi thứ đều "chạy theo giờ", "chạy theo cut-off" cực kỳ căng thẳng:

  • Gấp rút đặt booking vận chuyển khi chỗ trên tàu/máy bay hạn chế.
  • Gấp gáp khai báo hải quan trước giờ đóng hồ sơ.
  • Chạy deadline lấy hàng ra khỏi cảng để tránh phát sinh lưu container (demurrage) hoặc lưu bãi (storage fee).

Với các fresher chưa quen nhịp, việc liên tục phải xử lý công việc nhanh trong khi chưa hiểu rõ bản chất sự việc dễ dẫn đến stress, rối loạn và dễ phạm sai lầm.

3. Giao tiếp với khách hàng và đối tác còn nhiều khó khăn

Giao tiếp trong ngành logistics không chỉ đơn thuần là "trả lời cho xong email" hay "gửi một file vận đơn":

  • Bạn phải biết cách giao tiếp chuyên nghiệp qua email, điện thoại, đôi khi cần kỹ năng soạn thư ngoại giao bằng tiếng Anh.
  • Gặp phải những khách hàng khó tính, gắt gỏng, bạn cần xử lý khéo léo, bình tĩnh, vừa bảo vệ quyền lợi công ty vừa không gây thêm căng thẳng.
  • Các sự cố thường xuyên như trễ tàu, nhầm HBL, lỗi cut-off càng đòi hỏi kỹ năng xử lý tình huống nhanh, chính xác, lịch thiệp.

4. Thiếu tư duy kiểm soát rủi ro và quản lý job chủ động

Logistics vốn là một ngành dễ phát sinh rủi ro bất ngờ: chậm tàu, lỡ cut-off, thay đổi lịch trình, chi phí phát sinh bất ngờ…

Fresher thường chỉ làm việc theo hướng dẫn, chưa có thói quen:

  • Tính trước kịch bản nếu trễ cut-off thì sẽ làm gì,
  • Dự trù giải pháp nếu tàu chuyển cảng trung chuyển,
  • Phòng tránh rủi ro bằng cách xác nhận chéo thông tin với các bên liên quan.

Thiếu tư duy kiểm soát rủi ro khiến fresher dễ bị "vỡ trận" khi gặp sự cố trong thực tế.

5. Quá tải vì multitask nhưng chưa biết cách ưu tiên công việc

Một nhân viên logistics thông thường phải xử lý 4–6 đơn hàng cùng lúc, mỗi đơn hàng lại bao gồm rất nhiều đầu việc nhỏ như booking, lên bill, theo dõi lịch tàu, khai manifest, theo dõi lệnh giao hàng, khai hải quan...

Nếu không biết sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên, fresher dễ bị:

  • Quá tải tinh thần,
  • Trễ hẹn với khách hàng,
  • Sai sót giấy tờ nghiêm trọng.

Việc phân loại task theo độ khẩn cấp và mức độ quan trọng (Eisenhower Matrix) là kỹ năng sống còn mà fresher cần học càng sớm càng tốt.

6. Thiếu động lực ban đầu vì công việc lặp đi lặp lại, khô khan

Ở nhiều công ty logistics, đặc biệt là bộ phận chứng từ (Docs) hoặc dịch vụ khách hàng (CS), công việc giai đoạn đầu chủ yếu là:

  • Làm giấy tờ,
  • Nhập liệu số liệu,
  • Gửi mail đơn điệu lặp đi lặp lại.

Fresher dễ nản lòng vì không thấy rõ giá trị của công việc, cảm giác "mình chỉ đang làm chân tay, máy móc".

Tuy nhiên, cần nhớ rằng chính những kỹ năng này là nền móng cực kỳ quan trọng để bạn bước sang những vị trí cao hơn như Pricing Executive, Sales Logistics, hoặc Operations Manager trong tương lai.

7.Kết luận:

  • 6 khó khăn trên là điều mà gần như tất cả các fresher logistics đều phải trải qua.
  • Điều khác biệt giữa người thành công và người bỏ cuộc chính là: ai kiên trì vượt qua được giai đoạn khó khăn ban đầu.
  • Hãy chủ động học hỏi, rèn luyện tư duy chủ động, kiểm soát rủi ro và nâng cao kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp – bạn sẽ thấy logistics là một ngành nghề rất thú vị, nhiều cơ hội thăng tiến và thu nhập cực kỳ tốt!

Bạn cũng có thể thích