XUẤT KHẨU KHÔNG CHỈ LÀ GIAO HÀNG – 5 RỦI RO PHỔ BIẾN VÀ CÁCH “THOÁT BẪY” DÀNH CHO NGƯỜI MỚI BƯỚC CHÂN VÀO NGHỀ

•  Trong tưởng tượng của nhiều người, xuất khẩu đơn giản chỉ là “đưa hàng ra cảng, lên tàu, xong nhiệm vụ”. Tuy nhiên, thực tế khắc nghiệt hơn rất nhiều. Chỉ cần một sai sót nhỏ ở bất kỳ khâu nào – từ hợp đồng, chứng từ, booking, thanh toán, cho tới thủ tục hải quan – có thể khiến cả thương vụ gặp nguy cơ phá sản.
•  Với người mới làm xuất khẩu, việc “vượt chướng ngại vật” là không thể tránh khỏi. Nhưng nếu hiểu trước những rủi ro phổ biến và chuẩn bị phương án xử lý, bạn có thể giảm thiểu thiệt hại và tăng cơ hội thành công ngay từ những lô hàng đầu tiên.
• Dưới đây là 5 rủi ro “kinh điển” trong hoạt động xuất khẩu mà bất kỳ ai cũng cần nắm vững – kèm theo giải pháp thực tiễn giúp bạn “thoát bẫy” một cách an toàn và chuyên nghiệp.

RỦI RO 1: KHÁCH HÀNG “BÙM” ĐƠN HÀNG – MẤT HÀNG, MẤT TIỀN, MẤT CẢ NIỀM TIN

1.1. Tình huống thực tế: 

Một doanh nghiệp xuất khẩu nhận đơn hàng từ đối tác nước ngoài – mọi thứ tưởng như suôn sẻ. Họ đặt cọc một phần nhỏ, hối thúc giao hàng nhanh. Nhưng sau khi hàng lên tàu hoặc đến cảng đích, khách bỗng dưng “biến mất”, từ chối nhận hàng hoặc không thanh toán phần còn lại.

1.2. Vì sao xảy ra?

• Thiếu kiểm tra lý lịch người mua.
• Tin tưởng quá mức vào lời nói/email trao đổi mà không có ràng buộc pháp lý đủ mạnh.
•  Điều khoản thanh toán lỏng lẻo, không đảm bảo quyền lợi người bán.

1.3. Cách phòng ngừa & xử lý:

 Thẩm định đối tác kỹ càng trước khi ký hợp đồng qua các nguồn như:

• Dịch vụ đánh giá tín dụng quốc tế: Dun & Bradstreet, CreditSafe...
• Các nền tảng B2B có tính xác thực: Alibaba Gold Supplier, Trust Profile, Kompass...

Ký kết hợp đồng thương mại rõ ràng, đặc biệt:

• Điều khoản thanh toán phải cụ thể, bảo vệ người bán (ưu tiên L/C không hủy ngang).
• Có điều khoản phạt nếu hủy ngang/vi phạm.

 Với đơn hàng đầu tiên:

• Nên yêu cầu thanh toán 100% trước khi giao, hoặc ít nhất 70% trước – 30% sau khi có bản scan vận đơn.

RỦI RO 2: SAI CHỨNG TỪ – HÀNG BỊ GIỮ LẠI, CHẬM THÔNG QUAN

2.1. Tình huống thực tế:

 Mọi thứ đều hoàn tất, nhưng chỉ vì một sai sót nhỏ trong hóa đơn (Invoice), danh sách đóng gói (Packing List) hoặc giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)... lô hàng bị hải quan tại cảng đến giữ lại để kiểm tra hoặc thậm chí từ chối thông quan.

2.2. Vì sao xảy ra?

• Không cập nhật yêu cầu chứng từ của từng thị trường.

• Lỗi đánh máy, sai tên hàng, đơn vị tính, sai số hiệu container...

• Không kiểm tra chéo giữa các bộ phận làm chứng từ.

2.3. Cách phòng ngừa & xử lý:

•  Hiểu rõ yêu cầu chứng từ của nước nhập khẩu (về ngôn ngữ, nội dung, chữ ký đóng dấu, mẫu biểu...).
•  Soát xét kỹ lưỡng toàn bộ bộ chứng từ trước khi gửi: kiểm tra khớp giữa Invoice – Packing – Vận đơn (B/L) – C/O – chứng nhận kiểm định (nếu có).
•  Có bộ phận kiểm tra cuối cùng (final checker) độc lập trước khi phát hành chứng từ chính thức gửi cho ngân hàng và khách hàng.

RỦI RO 3: RỚT TÀU – HÀNG KHÔNG LÊN ĐƯỢC TÀU THEO KẾ HOẠCH

3.1. Tình huống thực tế: 

Đã có booking, đã đóng hàng xong, nhưng đến giờ chót, container không được xếp lên tàu vì cut-off trễ, tắc nghẽn cảng, tàu quá tải... Hậu quả là lịch giao hàng bị phá vỡ, ảnh hưởng đến hợp đồng, mất uy tín với đối tác.

3.2. Vì sao xảy ra?

• Đặt booking quá muộn.

• Không theo sát cut-off time từ hãng tàu hoặc forwarder.

•  Thiếu phương án dự phòng khi phát sinh sự cố.

3.3. Cách phòng ngừa & xử lý:

•  Đặt booking ít nhất 5–7 ngày trước ETD, đặc biệt vào mùa cao điểm.
•  Lập kế hoạch đóng hàng và khai hải quan sớm, đừng “dồn việc vào giờ chó
• Theo sát cut-off time và yêu cầu forwarder cập nhật mọi thay đổi về lịch tàu.
•  Chuẩn bị sẵn Plan B: danh sách các hãng tàu/forwarder thay thế trong trường hợp “rớt chuyến”.

RỦI RO 4: KHÔNG NHẬN ĐƯỢC TIỀN SAU KHI GIAO HÀNG

4.1. Tình huống thực tế:

 Hàng đã đi, nhưng tiền không về. Với những phương thức thanh toán như T/T trả sau hoặc nhờ thu D/A, khả năng bị “quỵt tiền” rất cao – nhất là khi người bán không hiểu rõ luật chơi quốc tế.

4.2. Vì sao xảy ra?

•  Không hiểu rõ các phương thức thanh toán quốc tế và rủi ro tương ứng.

• Làm sai hoặc không đúng điều kiện chứng từ trong L/C khiến ngân hàng từ chối thanh toán.

• Không quy định rõ thời điểm thanh toán trong hợp đồng.

4.3. Cách phòng ngừa & xử lý:

 Hiểu rõ các phương thức thanh toán quốc tế phổ biến:

• L/C (thư tín dụng) – an toàn nếu làm đúng chứng từ.
• T/T trả trước – ưu tiên cho đơn hàng đầu.
• D/P (nhờ thu trả tiền chứng từ) – trung gian qua ngân hàng, an toàn hơn T/T sau.
• D/A– cực kỳ rủi ro, nên tránh nếu không thật sự tin cậy đối tác.

 Làm chứng từ đúng – đủ – khớp – kịp thời để ngân hàng không từ chối.

 Trao đổi rõ điều kiện thanh toán, thời điểm, loại tiền tệ, phương thức trong hợp đồng.

RỦI RO 5: PHÁT SINH PHÍ CẢNG, LƯU KHO, DEMURRAGE/DETENTION NGOÀI KẾ HOẠCH

5.1. Tình huống thực tế: 

Container đến cảng đích nhưng khách chưa kịp nhận, hoặc làm hải quan chậm, dẫn đến phát sinh phí lưu kho, phí lưu container, phí DEM/DET... Có khi chỉ 2–3 ngày trễ mà chi phí phát sinh lên tới hàng chục triệu đồng.

5.2. Vì sao xảy ra?

• Thiếu theo dõi container tracking.

• Giao chậm chứng từ gốc (Bill of Lading).

• Hải quan nước đến kiểm tra kéo dài hoặc sai sót giấy tờ.

5.3. Cách phòng ngừa & xử lý:

• Theo sát vị trí container thông qua hệ thống tracking của hãng tàu.
•  Làm thủ tục hải quan sớm ngay khi hàng đến, ưu tiên điện tử nếu nước nhập khẩu cho phép.
•  Báo trước cho khách hàng ở nước ngoài để chuẩn bị nhận hàng đúng giờ.
•  Yêu cầu forwarder/hãng tàu thông báo kịp thời nếu container đến sớm hơn dự kiến, để tránh bị động.

6. MUỐN XUẤT KHẨU BỀN VỮNG – PHẢI HỌC CÁCH PHÒNG NGỪA RỦI RO NGAY TỪ ĐẦU

Xuất khẩu là lĩnh vực mang lại nhiều cơ hội nhưng cũng chứa đựng nhiều cạm bẫy tiềm ẩn, đặc biệt với người mới. Hiểu rủi ro không khiến bạn sợ hãi – mà giúp bạn chủ động, bình tĩnh và chuyên nghiệp hơn trong mọi tình huống.

Hãy ghi nhớ:

•   Biết kiểm tra đối tác.
•   Biết phòng tránh sai sót chứng từ.  
•   Biết kiểm soát lịch tàu.
•   Biết cách nhận tiền an toàn.
•   Biết theo sát container để không mất tiền oan.