QUY TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC

Vận tải đa phương thức không đơn thuần là sự ghép nối các phương tiện vận tải mà là một chuỗi hoạt động có tính hệ thống, khoa học và chiến lược, trong đó nhà tổ chức vận tải phải điều phối, lựa chọn tối ưu các yếu tố để bảo đảm tính hiệu quả và độ tin cậy của toàn bộ hành trình.

Quy trình tổ chức vận tải đa phương thức thường bao gồm 11 bước cơ bản dưới đây, phản ánh đầy đủ các giai đoạn từ tiếp nhận yêu cầu cho đến xử lý các phát sinh sau vận chuyển

1. Bước 1: Tiếp nhận thông tin về lô hàng từ chủ hàng hoặc môi giới

Thông tin ban đầu đóng vai trò then chốt để xây dựng phương án vận tải phù hợp. Người tổ chức cần xác định:

Loại hàng hóa: Tên hàng, mã HS (nếu có), tính chất (dễ vỡ, nguy hiểm, cần kiểm soát nhiệt độ…).
Đặc điểm kỹ thuật: Khối lượng, thể tích, quy cách đóng gói, điều kiện chất xếp.
Điểm xuất phát và đích đến: Gồm địa điểm cụ thể, điều kiện hạ tầng và phương tiện kết nối.

2. Bước 2: Đàm phán với chủ hàng về các yêu cầu cụ thể

Trao đổi trực tiếp với khách hàng để xác định các tiêu chí vận chuyển:

Yêu cầu về chi phí (Cost).
Yêu cầu về thời gian giao nhận (Time).
Yêu cầu về chất lượng dịch vụ (Service): bao gồm hải quan, xử lý chứng từ, giao nhận đầu/cuối, tracking hàng hóa…

3. Bước 3: Lựa chọn phương thức vận tải phù hợp

Tùy vào đặc điểm lô hàng và điều kiện thực tế, nhà tổ chức sẽ xác định phương thức hoặc tổ hợp phương thức vận tải phù hợp (đường bộ, sắt, biển, hàng không, thủy nội địa...).

Các yếu tố cần cân nhắc:

Khoảng cách vận chuyển:
- 500–750 km: ưu tiên đường bộ.
- 750–1.500 km: phù hợp với đường sắt.
- Trên 1.500 km: đường biển có lợi thế về chi phí.
Đặc điểm tuyến đường.
Tính chất hàng hóa (khối lượng, giá trị, yêu cầu bảo quản).
Tính khả dụng của các phương tiện và tuyến vận tải.
Các yêu cầu đặc biệt về thời gian và mức độ dịch vụ.

4. Bước 4: Lựa chọn người vận tải (Carrier Selection)

Sau khi xác định tổ hợp phương thức vận tải, nhà tổ chức tiến hành lựa chọn người vận tải cho từng chặng, dựa trên:

Cước phí vận tải: tổng chi phí và các phụ phí liên quan.
Chất lượng dịch vụ:
- Độ tin cậy và đúng lịch trình.
- Khả năng xử lý chứng từ.
- Tính minh bạch trong thanh toán và theo dõi vận đơn.
Năng lực vận chuyển:
- Khả năng đảm nhiệm một chuỗi vận tải hoàn chỉnh (one-stop shopping).
- Dung lượng và năng lực tải lớn.
- Khả năng ký kết hợp đồng dài hạn.
Ứng dụng công nghệ thông tin: hệ thống theo dõi hành trình, tích hợp EDI, thông báo tự động, cổng điện tử khách hàng...

5. Bước 5: Lựa chọn tuyến đường (Routing)

Việc xây dựng tuyến đường phải tính toán dựa trên các yếu tố:

Vị trí giao – nhận hàng hóa cụ thể.
Đặc điểm địa lý – thời tiết: ảnh hưởng đến lựa chọn mùa vụ, hướng tuyến, lựa chọn cảng/sân bay phù hợp.
Lịch trình hoạt động của các phương tiện: ví dụ, lịch tàu biển, giờ bay cố định, giờ làm việc của cảng/cửa khẩu.
Sự kết nối giữa các phương thức: đảm bảo tính liền mạch, giảm thiểu thời gian và chi phí chờ/chuyển tải.

6. Bước 6: Xác định chi phí và giá thành dịch vụ

Việc xác lập bảng chi phí vận tải là bước quan trọng để báo giá cho khách hàng và xây dựng kế hoạch tài chính:

Tính cước từng chặng vận chuyển.
Cộng các chi phí phụ trợ (lưu kho, xếp dỡ, phí cảng, hải quan, bảo hiểm...).
Xác định tỷ suất lợi nhuận hợp lý.

7. Bước 7: Lựa chọn phương án vận chuyển tối ưu

Sau khi có đầy đủ thông tin về giá, tuyến, dịch vụ và khả năng kết nối, nhà tổ chức chọn ra phương án vận chuyển tối ưu, đáp ứng đầy đủ yêu cầu về thời gian – chi phí – độ tin cậy của khách hàng.