Thuật ngữ Pre-alert trong giao dịch xuất nhập khẩu: Khái niệm, Vai trò và Quy trình thực hiện

1. Pre-alert là gì?

Pre-alert là bộ giấy tờ hoặc thông báo được người giao nhận hàng hóa tại nơi xuất phát gửi đến đại lý giao nhận hoặc người làm thủ tục hải quan tại điểm đến trước khi lô hàng đến nơi. Mục đích của Pre-alert là giúp các bên liên quan chuẩn bị sẵn sàng cho quá trình thông quan và giao nhận hàng hóa một cách hiệu quả, tránh tình trạng chậm trễ hoặc gián đoạn trong chuỗi cung ứng.

Trong tiếng Anh, Pre-alert có thể được hiểu là "Agent sent to Forwarder", tức là bộ hồ sơ hoặc thông tin được gửi trước khi hàng hóa đến điểm nhập khẩu, giúp người nhận chủ động xử lý các thủ tục cần thiết.

2. Mục đích của Pre-alert

Pre-alert đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình logistics và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển, nhập khẩu đúng thời gian, đúng thủ tục. Một số mục đích chính của Pre-alert bao gồm:

2.1. Hỗ trợ chuẩn bị thủ tục hải quan sớm

Khi nhận được Pre-alert, đại lý giao nhận tại cảng nhập có thể chuẩn bị trước các giấy tờ cần thiết để làm thủ tục thông quan.
Điều này giúp rút ngắn thời gian xử lý hàng hóa, giảm thiểu tình trạng ùn tắc tại cảng hoặc kho bãi.

2.2. Giảm thiểu rủi ro chậm trễ do thiếu giấy tờ

Việc cung cấp Pre-alert sớm giúp tránh tình trạng thiếu giấy tờ quan trọng như vận đơn, hóa đơn thương mại, chứng từ hải quan.
Hạn chế việc phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi do thủ tục kéo dài.

2.3. Cung cấp thông tin theo dõi lô hàng

Pre-alert giúp các bên liên quan theo dõi lô hàng theo thời gian thực, nắm bắt được lịch trình vận chuyển và thời gian dự kiến đến (ETA - Estimated Time of Arrival).
Nếu có vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển, người nhận có thể nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch nhận hàng hoặc xử lý vấn đề kịp thời.

3. Thành phần của Pre-alert

Một bộ Pre-alert thường bao gồm các tài liệu và thông tin quan trọng liên quan đến lô hàng, bao gồm:

3.1. Thông tin về người gửi và người nhận hàng

Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ của người gửi hàng (shipper) và người nhận hàng (consignee).

3.2. Số vận đơn (Bill of Lading - B/L) hoặc số tham chiếu

Là số chứng từ quan trọng để tra cứu và xác nhận thông tin về lô hàng.

3.3. Mô tả chi tiết về hàng hóa
Gồm loại hàng, mã HS code (nếu có), thông số kỹ thuật, xuất xứ, giá trị lô hàng.

3.4. Số lượng và trọng lượng hàng hóa

Bao gồm số lượng kiện hàng, tổng trọng lượng và thể tích (CBM - Cubic Meter) để xác định chi phí vận chuyển.

3.5. Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng

Cảng xuất phát (Port of Loading - POL) và cảng đến (Port of Discharge - POD).

Thời gian dự kiến đến (ETA - Estimated Time of Arrival)

Ngày giờ lô hàng dự kiến đến cảng nhập để người nhận có kế hoạch xử lý phù hợp.

Thông tin về phương tiện vận chuyển

Nếu vận chuyển bằng đường biển: Tên tàu, số chuyến (Voyage number).

Nếu vận chuyển bằng đường hàng không: Số hiệu chuyến bay (Flight number).

Nếu vận chuyển bằng đường bộ: Biển số xe tải.

Các hướng dẫn đặc biệt (nếu có)
Ví dụ: Yêu cầu xử lý hàng dễ vỡ, hàng nguy hiểm (Dangerous Goods), kiểm định chất lượng, kiểm dịch thực vật…

4. Hình thức gửi Pre-alert

Pre-alert có thể được gửi qua nhiều phương thức khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu của từng công ty logistics và giao nhận:

4.1. Gửi qua Email

Đây là phương thức phổ biến nhất, cho phép gửi thông tin chi tiết kèm theo các tài liệu quan trọng như Bill of Lading, Packing List, Commercial Invoice, chứng từ hải quan...
Người nhận có thể lưu trữ email và dễ dàng truy xuất thông tin khi cần.

4.2. Hệ thống theo dõi trực tuyến

Nhiều công ty logistics và hãng tàu hiện nay cung cấp hệ thống theo dõi trực tuyến (Tracking System) giúp khách hàng dễ dàng kiểm tra tình trạng vận chuyển và nhận thông báo tự động về thời gian ETA.
Ví dụ: Các nền tảng như Maersk, CMA CGM, DHL, FedEx, UPS cung cấp dịch vụ tracking lô hàng theo thời gian thực.

4.3. Gửi qua hệ thống EDI (Electronic Data Interchange)

Đây là hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử giữa các bên liên quan trong chuỗi logistics, giúp tự động cập nhật thông tin Pre-alert mà không cần gửi email thủ công.

5. Tầm quan trọng của Pre-alert trong chuỗi logistics

Pre-alert không chỉ là một bộ tài liệu thông báo đơn thuần mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình giao nhận hàng hóa:

Giúp tối ưu thời gian xử lý: Giúp giảm thiểu tình trạng hàng bị giữ tại cảng do thiếu giấy tờ, tăng tốc độ thông quan.
Nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng: Đảm bảo hàng hóa đến đúng lịch trình, giúp các doanh nghiệp có kế hoạch nhập hàng và phân phối hiệu quả hơn.
Hỗ trợ phòng tránh các vấn đề phát sinh: Nếu có bất kỳ sai sót nào về thông tin lô hàng, các bên có thể phát hiện sớm và xử lý kịp thời trước khi hàng đến.

Pre-alert là một phần quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế, giúp các bên liên quan chủ động chuẩn bị thủ tục hải quan và đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi. Việc hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình Pre-alert sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian và chi phí vận chuyển, đồng thời giảm thiểu rủi ro phát sinh trong chuỗi logistics.