CÁC LOẠI PACKING LIST PHỔ BIẾN TRONG XUẤT NHẬP KHẨU – DOANH NGHIỆP ĐÃ BIẾT CHỌN LOẠI NÀO CHƯA?

Trong xuất nhập khẩu, Packing List (phiếu đóng gói) là chứng từ quan trọng không thể thiếu trong mỗi lô hàng. Đây không chỉ là công cụ hỗ trợ vận chuyển, lưu kho và thông quan mà còn là căn cứ pháp lý và đối chiếu hàng hóa thực tế với hợp đồng thương mại.

Tuy nhiên, Packing List không chỉ có một mẫu duy nhất. Tùy theo tính chất hàng hóa, phương thức vận chuyển, và yêu cầu từ đối tác hoặc cơ quan hải quan, doanh nghiệp có thể cần sử dụng những loại Packing List chuyên biệt.

Hãy cùng phân tích chi tiết các loại Packing List phổ biến hiện nay để bạn biết khi nào dùng loại nào cho đúng và hiệu quả nhất.

1. Standard Packing List – Phiếu Đóng Gói Tiêu Chuẩn

1.1. Mục đích sử dụng:

• Dùng phổ biến cho hầu hết các lô hàng xuất khẩu thông thường.
• Cung cấp thông tin tổng quát về từng kiện hàng.

1.2. Nội dung bao gồm:

• Tên hàng, số lượng, số kiện
• Trọng lượng tịnh (Net Weight), trọng lượng cả bì (Gross Weight)
• Kích thước thùng/kệ
• Tổng khối lượng, số container (nếu có)

 1.3.Khi nào nên dùng?

• Khi hàng hóa đồng nhất, không yêu cầu phân loại chi tiết.
• Khi làm hồ sơ theo hợp đồng tiêu chuẩn hoặc đối với hàng nguyên container (FCL).

2. Detailed Packing List – Phiếu Đóng Gói Chi Tiết

2.1.Mục đích sử dụng:

• Cung cấp thông tin cụ thể về từng mặt hàng trong mỗi kiện, thường đi kèm mã sản phẩm, số seri...

2.2. Nội dung chi tiết hơn bản standard:

• Tên từng sản phẩm, mã hàng (SKU), số seri
• Quy cách đóng gói (số lượng/sp/kiện)
• Kích thước và trọng lượng từng kiện
• Vị trí đặt hàng trong kiện (nếu yêu cầu)

2.3. Khi nào nên dùng?

• Hàng điện tử, máy móc, thiết bị y tế, linh kiện có mã số seri riêng
• Đối với lô hàng cần kiểm hóa hoặc đối chiếu chặt chẽ với hợp đồng/hóa đơn
• Khi hải quan hoặc khách hàng yêu cầu độ chính xác cao

3. Bulk Packing List – Phiếu Đóng Gói Hàng Rời

3.1.Mục đích sử dụng:

• Dành cho hàng hóa không đóng trong kiện/thùng cố định mà vận chuyển dạng rời, theo khối lượng lớn.

 3.2.Nội dung bao gồm:

• Tên hàng, đơn vị đo lường (tấn, khối, thùng lớn)
• Tổng trọng lượng, khối lượng hàng
• Cảng đi – cảng đến, thông tin tàu

3.3. Khi nào nên dùng?

• Hàng rời như: quặng sắt, xi măng, than đá, ngũ cốc, dầu thô
• Khi hàng không thể/không cần đóng gói thành kiện riêng biệt

4. Pallet Packing List – Phiếu Đóng Gói Theo Pallet

4.1.Mục đích sử dụng:

• Mô tả chi tiết cách sắp xếp hàng hóa theo từng pallet, tầng/lớp – hỗ trợ quản lý kho và xếp dỡ dễ dàng.

 4.2.Nội dung đặc trưng:

• Mã pallet, mã kiện trong từng pallet
• Số tầng, số thùng/lớp
• Kích thước, trọng lượng từng pallet
• Hướng dẫn xếp dỡ (nếu cần)

 4.3.Khi nào nên dùng?

• Hàng tiêu dùng, thực phẩm, mỹ phẩm, hàng siêu thị
• Hàng dễ vỡ, dễ biến dạng, cần vận chuyển đa phương thức

5. Legalized Packing List – Phiếu Đóng Gói Hợp Pháp Hóa

5.1. Mục đích sử dụng:

• Đây là loại Packing List đã được hợp pháp hóa hoặc chứng thực bởi Phòng Thương mại hoặc Lãnh sự quán, để dùng trong các quốc gia yêu cầu chứng từ pháp lý nghiêm ngặt.

 5.2.Nội dung tương tự bản tiêu chuẩn, nhưng:

• Có đóng dấu xác nhận, chữ ký từ cơ quan có thẩm quyền
• Kèm hồ sơ xin hợp pháp hóa (thường qua VCCI hoặc cơ quan ngoại giao)

5.3. Khi nào nên dùng?

• Khi xuất khẩu sang Trung Đông, châu Phi, một số nước Nam Á
• Khi khách hàng/nhập khẩu yêu cầu chứng từ có giá trị pháp lý

6. Tổng hợp nhanh: Dùng loại Packing List nào là hợp lý?

7. Lưu ý chuyên sâu cho doanh nghiệp & nhân sự ngành xuất nhập khẩu

• Sai loại Packing List = rủi ro thông quan, bị trả hồ sơ, thậm chí từ chối nhận hàng.
• Hãy hỏi rõ khách hàng và cập nhật yêu cầu thị trường nhập khẩu trước khi soạn chứng từ.
• Nếu sử dụng forwarder/logistics trung gian, hãy đảm bảo họ hiểu rõ tính chất hàng và thị trường đích.