BÍ QUYẾT TỐI ƯU CHI PHÍ LOGISTICS TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU

Trong chuỗi giá trị xuất nhập khẩu, chi phí logistics thường chiếm từ 20% đến 30% tổng giá thành sản phẩm, đặc biệt với các ngành hàng có đặc thù vận chuyển phức tạp. Việc kiểm soát và tối ưu khoản chi phí này không chỉ giúp tăng biên lợi nhuận, mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.

Vậy làm sao để tối ưu hóa chi phí logistics mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và thời gian giao hàng? Dưới đây là một số chiến lược then chốt mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

1. XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC LOGISTICS TOÀN DIỆN VÀ LINH HOẠT

Một kế hoạch logistics hiệu quả phải bắt đầu từ quá trình lập kế hoạch chuỗi cung ứng. Trong đó, các yếu tố cần được cân nhắc kỹ lưỡng bao gồm:

• Lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu: đường biển, đường hàng không, đường bộ hay đường sắt – cần cân đối giữa thời gian giao hàng, chi phí và tính ổn định.
• Tối ưu lịch trình vận chuyển: kết hợp vận tải đa phương thức (intermodal transport) để giảm thời gian chờ và tránh chi phí phát sinh.
• Đàm phán hợp đồng logistics thông minh: làm rõ các điều khoản về giá cước, điều kiện giao hàng (Incoterms), thời gian lưu bãi, và trách nhiệm bảo hiểm để tránh tranh chấp và phụ phí bất ngờ.

Phân tích: Một kế hoạch logistics linh hoạt giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với biến động thị trường, đặc biệt trong bối cảnh giá nhiên liệu, cước vận chuyển và chi phí lưu kho biến động thường xuyên.

2. HỢP TÁC VỚI ĐỐI TÁC LOGISTICS UY TÍN VÀ CÓ KINH NGHIỆM

Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ logistics có năng lực vận hành ổn định, công nghệ hiện đại và quy trình minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu chi phí vận hành và lưu kho
• Đảm bảo độ chính xác và đúng hẹn của đơn hàng
• Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển (hư hỏng, thất lạc hàng hóa)

Ngoài ra, nhiều đối tác logistics hiện nay cung cấp giải pháp trọn gói (end-to-end), bao gồm cả thủ tục hải quan, kho bãi, vận tải nội địa – giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực quản lý.

 Gợi ý: Doanh nghiệp có thể cân nhắc hợp tác với các 3PL hoặc 4PL chuyên nghiệp, đặc biệt nếu hoạt động xuất nhập khẩu trải dài qua nhiều quốc gia và thị trường.

3. TỐI ƯU HÓA KHO BÃI & QUẢN LÝ TỒN KHO

Chi phí lưu kho chiếm một phần đáng kể trong logistics. Vì vậy, quản lý kho hàng hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm diện tích mà còn:

• Giảm chi phí tồn kho & hao hụt hàng hóa
• Tăng vòng quay hàng hóa, cải thiện dòng tiền
• Giảm rủi ro hàng hết hạn hoặc lỗi thời (đặc biệt với hàng tiêu dùng nhanh – FMCG)

 Một số chiến lược hiệu quả:

• Áp dụng mô hình Just-in-Time (JIT) hoặc Cross-Docking để hạn chế tồn kho không cần thiết
• Sử dụng phần mềm quản lý kho (WMS) để giám sát nhập – xuất – tồn theo thời gian thực

4. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ VÀ CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG QUẢN TRỊ LOGISTICS

Công nghệ là “đòn bẩy” giúp logistics hiện đại trở nên chính xác, minh bạch và tiết kiệm hơn bao giờ hết. Các giải pháp nổi bật bao gồm:

• Hệ thống định vị GPS và giám sát hành trình: Giúp tối ưu hóa tuyến đường, giảm thời gian di chuyển và chi phí nhiên liệu.
• Phần mềm quản lý vận tải (TMS): Tự động hóa quy trình điều phối xe, theo dõi đơn hàng và phân tích hiệu suất vận hành.
• Công nghệ Blockchain và IoT: Gia tăng tính minh bạch, bảo mật và khả năng truy vết trong chuỗi cung ứng.

Phân tích: Chuyển đổi số trong logistics không chỉ là xu hướng, mà còn là điều kiện sống còn giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh hơn với thị trường toàn cầu hóa.

5. LIÊN TỤC ĐÁNH GIÁ VÀ CẢI TIẾN

Tối ưu logistics không phải là nỗ lực một lần, mà là quá trình cải tiến liên tục. Doanh nghiệp nên thường xuyên:

• Đánh giá chi phí thực tế so với ngân sách dự kiến
• Phân tích nguyên nhân các chi phí phát sinh không hợp lý
• So sánh hiệu suất giữa các nhà cung cấp dịch vụ logistics
• Cập nhật xu hướng logistics toàn cầu như: container thông minh, logistics xanh, chuỗi cung ứng bền vững...

Chi phí logistics là yếu tố có thể làm nên hoặc phá vỡ lợi thế cạnh tranh của một doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Việc tối ưu chi phí không đồng nghĩa với cắt giảm chất lượng, mà là tối ưu hóa quy trình – từ lập kế hoạch, lựa chọn đối tác, ứng dụng công nghệ đến phân tích dữ liệu.

 Doanh nghiệp xuất nhập khẩu hiện đại cần đầu tư mạnh mẽ vào quản trị logistics như một phần cốt lõi của chiến lược phát triển dài hạn.