HƯỚNG DẪN CHI TIẾT THỦ TỤC XIN XÁC ĐỊNH TRƯỚC MÃ HS – GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHI PHÍ & TUÂN THỦ HẢI QUAN

 Trong hoạt động xuất nhập khẩu, mã HS (Harmonized System) là yếu tố then chốt quyết định đến thuế suất, chính sách quản lý, và thời gian thông quan hàng hóa. Tuy nhiên, việc khai sai mã HS – dù vô tình hay cố ý – đều có thể dẫn đến nguy cơ bị phạt, truy thu thuế hoặc giữ hàng tại cửa khẩu. 

Để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch, doanh nghiệp nên chủ động thực hiện thủ tục xác định trước mã HS (Advance Ruling) với cơ quan hải quan.  

1. XÁC ĐỊNH MÃ HS LÀ GÌ?

Là quy trình pháp lý cho phép doanh nghiệp yêu cầu cơ quan Hải quan xác định chính xác mã HS cho một mặt hàng cụ thể trước khi thực hiện nhập khẩu hoặc xuất khẩu. Mã HS này sẽ có giá trị pháp lý ràng buộc và được sử dụng ổn định trong thời gian 3 năm cho các lô hàng cùng loại.

2. QUY TRÌNH XIN XÁC ĐỊNH TRƯỚC MÃ HS

 BƯỚC 1: CHUẨN BỊ HỒ SƠ

Hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ, chính xác và phản ánh rõ bản chất hàng hóa:

• Đơn đề nghị xác định trước mã HS (theo mẫu của Tổng cục Hải quan)
• Mô tả chi tiết sản phẩm: Tên hàng, thành phần, công dụng, cách sử dụng, đặc tính kỹ thuật...
• Tài liệu kỹ thuật/catalouge (nếu có)
• Hợp đồng mua bán, hóa đơn, vận đơn
• Mẫu hàng thực tế (nếu cần thiết để giám định)

 Lưu ý: Thông tin càng chi tiết, minh bạch – thời gian xử lý càng nhanh, giảm khả năng bị yêu cầu bổ sung hồ sơ.

BƯỚC 2: NỘP HỒ SƠ

Hồ sơ được nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến:

• Tổng cục Hải quan (nếu hàng phức tạp, có tính chất đặc thù)
• Hoặc Cục Hải quan địa phương, nơi doanh nghiệp đăng ký tờ khai

 Doanh nghiệp có thể đăng ký qua Cổng thông tin một cửa quốc gia để theo dõi tiến độ xử lý online.

BƯỚC 3: THẨM ĐỊNH HỒ SƠ

Cơ quan Hải quan sẽ:

• Xem xét, phân tích các tài liệu kỹ thuật
• Có thể yêu cầu bổ sung hồ sơ, mẫu thử hoặc phối hợp với các đơn vị giám định chuyên ngành
• Thực hiện tra cứu cơ sở dữ liệu mã HS, thông lệ quốc tế, quy tắc phân loại

 Tùy theo độ phức tạp của sản phẩm, quá trình thẩm định có thể mất thêm thời gian hoặc cần thêm bước phân tích chuyên sâu.

BƯỚC 4: CẤP VĂN BẢN XÁC ĐỊNH TRƯỚC MÃ HS

Sau khi hoàn tất đánh giá, Tổng cục Hải quan hoặc Cục Hải quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy xác định trước mã HS, ghi rõ:

• Mã số HS chính thức áp dụng
• Mô tả chi tiết hàng hóa
• Căn cứ pháp lý áp dụng mã HS
• Thời hạn hiệu lực: 03 năm kể từ ngày ban hành

BƯỚC 5: ÁP DỤNG MÃ HS ĐÃ XÁC ĐỊNH

Doanh nghiệp sử dụng mã HS đã được cấp để:

• Khai báo hải quan cho các lô hàng tương tự (cùng bản chất và mục đích sử dụng)
• Làm căn cứ tính thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
• Tránh tranh chấp hoặc thay đổi mã HS trong quá trình thông quan

3. TỔNG HỢP HỒ SƠ CẦN THIẾT

4.THỜI GIAN XỬ LÝ

• Thông thường: Tối đa 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ
• Với hồ sơ cần phân tích chuyên sâu hoặc giám định mẫu, thời gian có thể kéo dài hơn

5. LỢI ÍCH KHI XIN XÁC ĐỊNH TRƯỚC MÃ HS

•  Giảm rủi ro pháp lý

• Tránh trường hợp khai sai mã HS, bị truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính.

•  Tối ưu chi phí thuế quan

• Lựa chọn đúng mã HS giúp doanh nghiệp áp dụng mức thuế thấp hơn hợp pháp, nâng cao biên lợi nhuận.

•  Tăng tốc độ thông quan

• Không mất thời gian tranh cãi về mã số HS khi khai báo → tiết kiệm thời gian, chi phí lưu kho.

•  Cơ sở pháp lý vững chắc

Giấy xác định trước có giá trị ràng buộc với cơ quan Hải quan, tăng tính minh bạch và ổn định cho doanh nghiệp.

Thủ tục xác định trước mã HS là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp:

• Chủ động kiểm soát chi phí
• Tránh tranh chấp với cơ quan hải quan
• Xây dựng nền tảng pháp lý rõ ràng cho hoạt động xuất nhập khẩu lâu dài