QUY TRÌNH LẬP BÁO CÁO QUYẾT TOÁN HẢI QUAN

(Áp dụng cho doanh nghiệp chế xuất – SXXK – gia công)

Báo cáo quyết toán hải quan là nghĩa vụ bắt buộc hàng năm đối với các doanh nghiệp chế xuất, sản xuất xuất khẩu, và gia công hàng hóa. Báo cáo này nhằm đối chiếu giữa số liệu thực tế sản xuất – nhập xuất kho – tiêu hao nguyên vật liệu với số liệu đã khai báo hải quan, đảm bảo tuân thủ pháp luật, phục vụ công tác thanh kiểm tra của cơ quan chức năng.

Quy trình thực hiện báo cáo quyết toán gồm 7 bước chính như sau:

BƯỚC 1: CHUẨN BỊ DỮ LIỆU ĐẦU VÀO

Đây là nền tảng quan trọng cho toàn bộ quá trình quyết toán, yêu cầu sự phối hợp liên phòng ban:

 Nguồn dữ liệu cần thu thập:

• Hệ thống khai báo hải quan VNACCS/VCIS: Danh sách tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu, tái xuất, tiêu hủy...
• Phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP: Thông tin sổ kho, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính.
• Bộ phận sản xuất: Số liệu về sản lượng thực tế, nguyên vật liệu sử dụng.
• Bộ phận kỹ thuật: Cung cấp định mức kỹ thuật cho từng mã sản phẩm.
• Bộ phận kế toán – logistics – XNK: Đối chiếu số lượng nhập, xuất, tồn, máy móc thiết bị và công cụ dụng cụ.

Phân tích: Càng chuẩn hóa và đồng bộ dữ liệu ngay từ đầu, càng dễ đối chiếu – giảm sai sót và rủi ro khi thanh kiểm tra.

BƯỚC 2: XÂY DỰNG & RÀ SOÁT ĐỊNH MỨC NGUYÊN VẬT LIỆU (MẪU 16)

 Thực hiện:

• Lập hoặc cập nhật định mức vật tư tiêu hao cho từng mã sản phẩm (Mẫu 16 theo Thông tư 39/2018/TT-BTC).
• Định mức này phải phản ánh thực tế sản xuất và có căn cứ kỹ thuật rõ ràng.
• Rà soát các sản phẩm có thay đổi quy trình sản xuất trong năm → cập nhật định mức tương ứng.

 Yêu cầu pháp lý:

• Định mức phải được lưu trữ nội bộ và sẵn sàng cung cấp khi hải quan kiểm tra.

Phân tích: Định mức là cơ sở tính tiêu hao NPL. Nếu không chính xác sẽ dẫn đến chênh lệch lớn và có nguy cơ bị đánh giá là sử dụng không hợp lý nguyên liệu – rủi ro truy thu thuế rất cao.

BƯỚC 3: TỔNG HỢP & ĐỐI CHIẾU SỐ LIỆU TỜ KHAI

 Tổng hợp đầy đủ các loại tờ khai:

• Nhập khẩu nguyên phụ liệu (NPL)
• Xuất khẩu thành phẩm
• Nhập khẩu máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ (nếu là doanh nghiệp chế xuất)
• Tờ khai tiêu hủy, tái xuất, chuyển tiêu thụ nội địa, thanh lý...

 Đối chiếu số liệu:

• Kiểm tra số lượng nhập – xuất – tồn
• Đối chiếu giữa số liệu nội bộ và dữ liệu trên hệ thống hải quan
• Kiểm tra tồn kho đầu kỳ – phát sinh trong kỳ – tồn kho cuối kỳ

Phân tích: Việc đối chiếu chính xác sẽ phát hiện sớm sai lệch giữa khai báo và thực tế. Nếu sai lệch không giải trình được, doanh nghiệp có thể bị quy trách nhiệm vi phạm quy định về quản lý nguyên phụ liệu miễn thuế.

BƯỚC 4: PHÂN LOẠI & XỬ LÝ PHẾ LIỆU – PHẾ PHẨM

 Xác định và ghi nhận đầy đủ:

• Lượng phế liệu, phế phẩm phát sinh trong quá trình sản xuất
• Cách thức xử lý: tiêu hủy, xuất khẩu, bán nội địa...

 Hồ sơ kèm theo:

• Biên bản xử lý, kết quả tiêu hủy (nếu có)
• Chứng từ bán nội địa/phân bổ theo quy định

 Phân tích: Hải quan rất quan tâm đến phế phẩm – nếu không xử lý đúng quy định hoặc không khai báo, có thể bị coi là tách nguyên vật liệu ra ngoài để tiêu thụ bất hợp pháp.

BƯỚC 5: LẬP BÁO CÁO QUYẾT TOÁN HÀNG NĂM

Báo cáo chính theo Phụ lục VII – TT39/2018/TT-BTC:

• Mẫu 15: Tổng hợp tình hình sử dụng NPL theo mã HS
• Mẫu 15A: Chi tiết theo từng mã sản phẩm
• Mẫu 16: Định mức nguyên liệu (đã chuẩn hóa ở bước 2)

 Tài liệu đính kèm:

• Danh sách tờ khai nhập – xuất
• Bảng kê phế liệu, phế phẩm
• Giải trình chênh lệch (nếu có)

Phân tích: Hệ thống biểu mẫu yêu cầu rất logic và xuyên suốt dữ liệu → nếu thiếu liên kết giữa báo cáo và hồ sơ gốc, khả năng bị nghi ngờ gian lận cao.

BƯỚC 6: KIỂM TRA & NỘP BÁO CÁO

Rà soát lần cuối:

• Đối chiếu dữ liệu giữa các biểu mẫu
• Kiểm tra tính khớp nối giữa định mức, sản lượng, tồn kho và tờ khai

 Thời hạn nộp:

• Trước ngày 31/03 hằng năm
• Nộp báo cáo qua Hệ thống quản lý hải quan điện tử

 Phân tích: Việc nộp đúng hạn và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tránh nguy cơ bị liệt vào diện kiểm tra sau thông quan có dấu hiệu rủi ro cao.

BƯỚC 7: GIẢI TRÌNH KHI CÓ YÊU CẦU TỪ HẢI QUAN

 Chuẩn bị sẵn hồ sơ và dữ liệu:

• Biên bản tồn kho, thay đổi định mức
• Hồ sơ kỹ thuật, định mức ban đầu và điều chỉnh
• Tài liệu giải trình sai lệch (nếu có)
• Chứng từ nhập – xuất – tồn kho, thanh lý, tiêu hủy...

 Phân tích: Một báo cáo quyết toán tốt không chỉ đúng số liệu, mà còn cần có năng lực giải trình rõ ràng khi bị thanh tra, kiểm tra đột xuất.

Báo cáo quyết toán hải quan là một quy trình phức tạp nhưng cực kỳ quan trọng, giúp doanh nghiệp minh bạch hóa hoạt động xuất nhập khẩu, tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hiệu quả quản trị nội bộ.
Việc xây dựng hệ thống quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ, số hóa quy trình, và chủ động chuẩn bị dữ liệu quyết toán là yếu tố then chốt để doanh nghiệp vượt qua kỳ thanh kiểm tra một cách tự tin – an toàn – minh bạch.