HÀNG SAI MÃ TRONG VẬN CHUYỂN CHÍNH NGẠCH – XỬ LÝ NHANH, ĐÚNG LUẬT, TRÁNH RỦI RO

Trong hoạt động xuất nhập khẩu chính ngạch, việc phát sinh hàng hóa nhập sai mã HS hoặc sai so với khai báo là tình huống không hiếm gặp. Nếu không xử lý đúng quy trình, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro lớn như:

• Bị tạm giữ hàng hóa
• Phạt vi phạm hành chính
• Tăng chi phí thông quan, thậm chí bị truy thu thuế hoặc tịch thu hàng

Vậy khi phát hiện hàng hóa sai mã trong vận chuyển chính ngạch, doanh nghiệp cần làm gì? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và đầy đủ, giúp bạn xử lý đúng quy định – nhanh chóng – hiệu quả.

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH CHÍNH XÁC VẤN ĐỀ SAI MÃ

Đầu tiên, cần xác minh kỹ càng:

• Mã HS khai báo trên tờ khai hải quan
• Mã hàng và mô tả trên hợp đồng thương mại, hóa đơn, packing list
• Thông tin thực tế của hàng hóa (tên hàng, tính năng, chất liệu, công dụng...)

Nếu có chênh lệch giữa thông tin khai báo và hàng hóa thực tế, cần xác định rõ: lỗi do bên bán, do người khai hải quan hay lỗi kỹ thuật/hệ thống.

 Lưu giữ đầy đủ chứng từ liên quan để phục vụ giải trình về sau.

BƯỚC 2: LIÊN HỆ NGAY VỚI BÊN GỬI HÀNG (SUPPLIER)

Thông báo về sự cố và thảo luận hướng xử lý:

• Nếu bên gửi đồng ý nhận lại hàng: tiến hành thủ tục trả lại hàng hóa
• Nếu không thể trả hàng: thực hiện thủ tục xuất khẩu lại (re-export) với lý do hàng sai mã, không đúng hợp đồng

 Đảm bảo thỏa thuận bằng văn bản giữa hai bên về phương án xử lý, tránh phát sinh tranh chấp pháp lý.

BƯỚC 3: TIẾN HÀNH THỦ TỤC HẢI QUAN

A. Trường hợp trả lại hàng hóa cho người gửi:

• Thông báo bằng văn bản cho Chi cục Hải quan quản lý tờ khai nhập
• Lập tờ khai xuất khẩu trả hàng trên hệ thống VNACCS
• Nộp kèm các chứng từ: công văn giải trình, hóa đơn, hợp đồng, vận đơn, xác nhận từ phía người gửi
• Hải quan kiểm tra hồ sơ và có thể kiểm hóa hàng trước khi cho phép xuất trả

 Căn cứ pháp lý:

• Nghị định 69/2018/NĐ-CP (Khoản 1, Điều 47)
• Thông tư 38/2015/TT-BTC (và sửa đổi bởi TT 39/2018/TT-BTC)

B. Trường hợp không thể trả hàng, phải xuất khẩu lại theo diện khác:

• Lập tờ khai xuất khẩu lại do hàng không phù hợp
• Giải trình rõ lý do: sai mã, không đạt chất lượng, không đúng hợp đồng
• Hoàn thiện các giấy tờ kèm theo: biên bản kiểm tra, email trao đổi với đối tác, cam kết không tiêu thụ nội địa...

 Lưu ý: Nếu hàng hóa đã bị khai sai mã, có thể phát sinh nghĩa vụ điều chỉnh thuế hoặc xử phạt tùy mức độ vi phạm.

BƯỚC 4: TUÂN THỦ QUY TRÌNH & GIẢI TRÌNH HỢP LÝ

Khi làm thủ tục xuất trả hoặc xuất lại, bạn cần:

• Tuân thủ nghiêm ngặt quy định về khai báo hải quan
• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ liên quan (giao dịch, email xác nhận lỗi, chứng nhận hàng hóa…)
• Có công văn giải trình hợp lệ, trình bày rõ ràng lý do sai mã, kèm xác minh từ các bên liên quan

CÁC RỦI RO NẾU KHÔNG XỬ LÝ ĐÚNG

• Bị xử phạt hành chính do khai sai mã HS, mức phạt có thể lên tới hàng chục triệu đồng
• Truy thu thuế (nếu mã hàng sai dẫn đến thuế suất thấp hơn thực tế)
• Tịch thu, tiêu hủy hàng hóa nếu không chứng minh được lỗi kỹ thuật hoặc không hợp tác xử lý
• Ảnh hưởng uy tín với hải quan trong các giao dịch sau này

NHỮNG ĐIỀU DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý

• Khai báo chính xác ngay từ đầu: Đảm bảo mã HS đúng tính chất hàng hóa, tra cứu kỹ quy định tại các biểu thuế hiện hành
• Liên hệ nhanh với đối tác khi có sự cố
• Làm việc chặt chẽ với đơn vị khai báo hải quan hoặc thuê dịch vụ chuyên nghiệp nếu chưa có kinh nghiệm
• Cập nhật thường xuyên văn bản pháp luật về hải quan để tránh vi phạm do không nắm thông tin

Hàng sai mã không phải là vấn đề không thể giải quyết, nhưng nếu xử lý chậm hoặc sai quy trình có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Vì vậy:

 Chủ động – Chính xác – Tuân thủ quy trình là 3 yếu tố quan trọng nhất giúp bạn xử lý nhanh, tránh rủi ro pháp lý và tài chính.