QUY TRÌNH LÀM HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (SEA FREIGHT)

QUY TRÌNH LÀM HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN (SEA FREIGHT)
  • Bài viết này trình bày một cách hệ thống và chi tiết các bước trong quy trình làm hàng nhập khẩu bằng đường biển, cụ thể với hàng nguyên container (FCL – Full Container Load). Đây là quy trình thực tế mà khách hàng của công ty chúng tôi đang áp dụng hàng ngày. Dù bạn là chủ hàng tự thực hiện, hay nhân viên tại một công ty dịch vụ logistics, hoặc đơn giản là muốn hiểu thêm về nghiệp vụ này, thì bài viết sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn rõ ràng và đầy đủ nhất.
  • Trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ trọn gói của các công ty giao nhận, một số bước kỹ thuật có thể được đơn vị dịch vụ thay mặt thực hiện. Tuy nhiên, để đảm bảo phối hợp hiệu quả và kiểm soát tốt quy trình, chủ hàng vẫn nên hiểu rõ từng công đoạn.

1. BƯỚC 1: KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG

  • Hợp đồng ngoại thương là cơ sở pháp lý và thương mại để thực hiện giao dịch nhập khẩu. Dù về mặt logic, hợp đồng được ký kết trước khi bắt đầu quy trình logistics, nhưng vẫn cần đề cập đến trong bài viết này để đảm bảo tính đầy đủ.
  • Trong hợp đồng, hai bên cần làm rõ các điều khoản chủ chốt như điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán, chứng từ đi kèm, và nghĩa vụ của mỗi bên trong quá trình vận chuyển.

2. BƯỚC 2: XIN GIẤY PHÉP NHẬP KHẨU (NẾU CẦN)

Tùy vào mặt hàng, một số loại hàng hóa cần có giấy phép nhập khẩu, kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy tờ đặc biệt khác (ví dụ: giấy phép của Bộ Công Thương, Bộ Y tế, Bộ Nông nghiệp…). Việc xin giấy phép nên được thực hiện sớm, trước khi hàng về cảng, để tránh tình trạng bị lưu container, phát sinh chi phí lưu kho bãi.

3. BƯỚC 3: PHỐI HỢP VỚI NGƯỜI BÁN ĐỂ NHẬN HÀNG

Dựa trên các điều khoản đã thống nhất trong hợp đồng, nhà nhập khẩu giữ liên hệ với nhà xuất khẩu để xác nhận lịch trình sản xuất, đóng hàng và vận chuyển.

Trong bước này, tùy theo điều kiện Incoterms, trách nhiệm và công việc của nhà nhập khẩu sẽ khác nhau:

3.1. Trường hợp nhập khẩu theo điều kiện EXW (Ex Works)

Người mua chịu trách nhiệm toàn bộ từ khi nhận hàng tại kho người bán, bao gồm:

  • Thu xếp phương tiện và đối tác vận tải
  • Làm thủ tục xuất khẩu tại nước xuất khẩu (qua đại lý hoặc forwarder)
  • Vận chuyển về Việt Nam và làm thủ tục nhập khẩu

Việc này thường được thực hiện thông qua các công ty giao nhận có đại lý ở nước ngoài, đảm bảo quá trình vận chuyển door-to-door được trơn tru.

3.2. Trường hợp nhập khẩu theo điều kiện FOB (Free On Board)

Người bán giao hàng tại cảng xuất khẩu sau khi hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu. Người mua sẽ:

  • Thu xếp tàu vận chuyển
  • Thanh toán cước biển
  • Làm thủ tục nhập khẩu tại cảng đến

3.3. Trường hợp nhập khẩu theo điều kiện CIF hoặc CNF (Cost, Insurance & Freight / Cost & Freight)

Người bán chịu trách nhiệm vận chuyển hàng đến cảng Việt Nam. Người mua chỉ cần làm thủ tục nhập khẩu và vận chuyển nội địa. Điều kiện này đơn giản hơn, thường được lựa chọn nếu nhà nhập khẩu chưa có nhiều kinh nghiệm logistics.

4. BƯỚC 4: PHỐI HỢP VỚI CÔNG TY GIAO NHẬN VẬN TẢI (FORWARDER)

Khi sử dụng dịch vụ của forwarder, nhà nhập khẩu cần cung cấp đầy đủ thông tin về lô hàng, bao gồm:

  • Thông tin người bán
  • Thông tin lô hàng và thời gian sẵn sàng
  • Điều kiện giao hàng theo hợp đồng

Forwarder sẽ thông báo đại lý tại nước ngoài để tiến hành nhận hàng, đóng hàng vào container, vận chuyển về cảng, và làm thủ tục xuất khẩu. Trong quá trình này, forwarder sẽ phát hành bản nháp vận đơn (Draft Bill of Lading) để hai bên kiểm tra. Sau khi tàu chạy, họ sẽ phát hành vận đơn chính thức (Original B/L hoặc Telex Release tùy yêu cầu).

Khi hàng trên đường về, người bán sẽ gửi bộ chứng từ cho người mua gồm: hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và các chứng từ khác (nếu có).

5. BƯỚC 5: LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN NHẬP KHẨU

Sau khi tàu cập cảng, forwarder hoặc đơn vị làm thủ tục hải quan sẽ thông báo kế hoạch lấy hàng và làm thủ tục. Các bước chính bao gồm:

  • Khai báo hải quan qua hệ thống VNACCS
  • Nộp thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (nếu có)
  • Thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa (nếu bị phân luồng vàng hoặc đỏ)
  • Kiểm tra chuyên ngành (nếu yêu cầu)

Doanh nghiệp có thể tự khai hoặc thuê dịch vụ làm thủ tục hải quan. Trường hợp thuê ngoài, vẫn cần cung cấp đầy đủ chữ ký số, tài khoản khai báo, bộ chứng từ, để forwarder thực hiện thay.

6. BƯỚC 6: VẬN CHUYỂN HÀNG VỀ KHO VÀ KẾT THÚC QUY TRÌNH

  • Khi hàng đã thông quan, forwarder sẽ kéo hàng về kho của doanh nghiệp. Quá trình này cần có biên bản giao nhận để làm cơ sở đối chiếu sau này.
  • Nếu doanh nghiệp có phương tiện vận tải riêng, có thể tự đến cảng nhận hàng. Trong trường hợp đó, cần làm thủ tục đổi lệnh giao hàng (Delivery Order) và thanh toán các chi phí liên quan tại hãng tàu hoặc đại lý hãng tàu.

7. GHI CHÚ VỀ HÀNG LCL (HÀNG GHÉP)

  • Với hàng lẻ (Less than Container Load – LCL), quy trình tương tự như FCL nhưng thay vì lấy hàng trực tiếp tại cảng, hàng được đóng chung tại kho CFS (Container Freight Station). Sau khi về Việt Nam, hàng sẽ được dỡ tại kho CFS rồi mới làm thủ tục thông quan và giao nhận.
  • Quy trình làm hàng nhập khẩu bằng đường biển đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên: nhà nhập khẩu, người bán, forwarder, hãng tàu, và cơ quan hải quan. Việc nắm rõ từng bước không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí và tiến độ, mà còn hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh trong quá trình vận chuyển quốc tế.
  • Nếu bạn mới bắt đầu hoặc cần hỗ trợ chuyên sâu, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ logistics trọn gói từ các công ty uy tín để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn, đúng tiến độ và đúng quy định pháp luật.

Bạn cũng có thể thích